Best Practices für das Onboarding bei der Beauftragung juristischer Übersetzungen

Warum ein effizientes Onboarding entscheidend für eine erfolgreiche Kooperation ist

Zuletzt aktualisiert: 07. Juli 2022, 21.11 Uhr

Bei der Bewertung von Übersetzungsdienstleistern werden Sie wahrscheinlich mehrere Kriterien berücksichtigen. Fachliche Kompetenz, Bearbeitungszeiten und Kundenbetreuung sind nur einige davon. Doch das Onboarding, also die Einarbeitung neuer Kunden in ein Produkt oder eine Dienstleistung, ist ebenso wichtig für eine erfolgreiche Kooperation. Wenn die Einarbeitung gut verläuft, genießen die Rechtsteams eine makellose Erfahrung, die schnelle Übersetzungen juristischer Dokumente und kontinuierlichen Support umfasst. Wenn sie schlecht verläuft, entstehen Barrieren und Kunden sehen sich zum Wechsel des Sprachdienstleisters (Language Service Provider, LSP) veranlasst.

Wie kann man also das Onboarding eines LSP bewerten? Es kommt ganz auf die richtigen Fragen an. Einige davon lauten:

Gibt es einen vorgeplanten Onboarding-Prozess?
Wie lange dauert das Onboarding eines Kunden in der Regel?
Welche Technologieplattformen kommen zum Einsatz? Können sich die Kunden mit Ihrer Plattform verbinden?
Gibt es ein dediziertes Onboarding-Team?

Ein guter LSP verfügt über einen vorgefertigten Onboarding-Plan, der an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Dazu sollte die Zuweisung eines Kundenbetreuers, eines Projektmanagers und eines Customer Success Teams gehören, die zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

3 Komponenten des Onboarding bei juristischen Übersetzungen

Ein Sprachdienstleister sollte seinen Kunden den Einstieg so einfach wie möglich machen. Die Bereitstellung von Anleitungen zur Funktionsweise eines Dienstes oder einer Plattform ist jedoch nur ein kleiner Teil des Prozesses. Das Onboarding von juristischen Übersetzungen umfasst sowohl technische als auch operative Komponenten wie z. B.:

Das technische Onboarding. Der LSP verbindet die Übersetzungstechnologie mit einer E-Discovery-Plattform wie Relativity. Dadurch können Kunden mehrsprachige Übersetzungen juristischer Dokumente innerhalb der E-Discovery-Plattform anfordern, was die Genauigkeit erhöht und die Bearbeitungszeiten verkürzt.
Das Onboarding der Sprachtechnologie. Der LSP bereitet sich auf die eingehenden Anfragen vor, indem er eine Verbindung zur maschinellen Übersetzungstechnologie für den Rechtssektor herstellt und ein Glossar sowie ein Translation Memory erstellt. Dies trägt zu erhöhter Effizienz bei und beschleunigt die Bereitstellung.
Das operative Onboarding. Der LSP informiert die Kunden über die finanzielle Abwicklung, das analytische Reporting und den Zugang zum Kundensupport. Dies vereinfacht die Kundenbeziehung und strafft den Verwaltungsprozess.

Alle drei Komponenten beseitigen Hindernisse bei der Anforderung von Übersetzungen und der Durchführung von Projekten.

Virtuelles Meeting für juristisches Onboarding

Warum ein angemessenes Onboarding wichtig ist

Ohne einen etablierten Onboarding-Prozess kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Dies führt zu längeren Bearbeitungszeiten bei Übersetzungen, zur Nichteinhaltung von Terminen und zu weiteren Komplikationen.

Wenn das Onboarding zu lange dauert, müssen der Kunde und der LSP möglicherweise vorübergehend auf alternative Kommunikationsmethoden zurückgreifen, um knappe Fristen einzuhalten. Dies kann jedoch Sicherheitsrisiken für Rechtsteams mit sich bringen. Bevor Sie sensible Dokumente versenden, sollten Sie sich vergewissern, dass der Übersetzungsdienstleister über Datenschutz- und Sicherheitslösungen für die Plattform verfügt – insbesondere für E-Mails.

Mit dem richtigen Onboarding können juristische Übersetzungen schneller, einfacher und sicherer realisiert werden.

Warum sollten Sie Lionbridge für mehrsprachige juristische Übersetzungen wählen?

Wir haben uns ausgiebig mit dem Thema Onboarding befasst, damit Sie sich auf die Übersetzungsprojekte konzentrieren können. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über den Prozess, der es uns ermöglicht, alle nötigen Voraussetzungen zu schaffen, um Übersetzungen innerhalb eines Tages liefern zu können.

Fortschrittliche Technologie

Globale Rechtsstreitigkeiten können Zehntausende von Dokumenten umfassen. Der Zugriff auf diese Dokumente, ihre Prüfung und Vorbereitung für die Übersetzung ist schwierig und zeitaufwändig. Aus diesem Grund bieten wir Technologien an, die diesen Prozess optimieren.

Zum einen gibt es den Lionbridge Translator for Relativity®. Unsere firmeneigene Plattform unterstützt globale Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen bei der effektiven und effizienten Bereitstellung von grenzüberschreitender E-Discovery und anderen mehrsprachigen Assets innerhalb der Relativity-Plattform.

Zweitens kann unsere maschinelle Übersetzungstechnologie Tausende von Dokumenten innerhalb von Minuten übersetzen, wodurch Sie mehr Zeit gewinnen und Ihre Gemeinkosten senken können. Anstatt sich auf ein großes Team von zweisprachigen Vertragsanwälten zu verlassen, um die erste Überprüfung durchzuführen, übernimmt die maschinelle Übersetzung diese Aufgabe für Sie.

Drittens erstellen wir Glossare und Translation Memories, die unsere Technologie ergänzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen und die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Dadurch verkürzt sich die Zeit für sich wiederholende Aufgaben, die den Prozess ansonsten sowohl für den juristischen Übersetzer als auch für den Projektmanager verlangsamen können.

Erstklassige Kundenbetreuung

Über die Technologie hinaus bieten wir Ihnen die individuelle Kundenbetreuung, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass jedes juristische Übersetzungsprojekt ein Erfolg wird. Ein engagierter Kundenbetreuer, ein Projektmanager und ein Customer Success Team stehen bereit, um Sie bei Ihren ersten Schritten zu unterstützen.

Ein sanfter Übergang

Wenn Sie bereits einen Übersetzungsdienstleister haben, zögern Sie vielleicht, zu einem neuen Anbieter zu wechseln. Vielleicht befürchten Sie, dass die Umstellung zu lange dauert oder dass es zu kompliziert ist, alle Ihre Dateien zu übertragen. Zum Glück ist das nicht der Fall, wenn Sie zu Lionbridge wechseln.

Unser Onboarding-Team wird Sie bei jedem Schritt des Übergangs unterstützen. Dazu gehören Leitlinien zu folgenden Themen:

Zugriff auf Assets von Ihrem bisherigen Anbieter
Bestmögliche künftige Verwaltung von bestehenden Assets

Wir arbeiten bereits mit 94 % der AM Law 100 zusammen, so dass Ihre Anwaltskanzlei möglicherweise bereits als Kunde bei uns aufgesetzt ist. Sie brauchen lediglich Ihre ausstehenden Übersetzungsprojekte übertragen.

Juristisches Onboarding-Meeting zur Besprechung des Übersetzungsprojekts

Abschließende Bemerkungen

Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal juristische Übersetzungen einkaufen und mehr Durchblick brauchen oder ob Sie als erfahrener Experte den Übersetzungsdienstleister wechseln möchten, sollten Sie sich unbedingt nach dem Onboarding-Prozess erkundigen. Ein Übersetzungspartner, der sich die Zeit genommen hat, einen Plan zu entwickeln, verfügt über das Fachwissen und die Ressourcen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass jedes Übersetzungsprojekt ein Erfolg wird. Effizientes Onboarding mag zwar unbedeutend erscheinen, kann aber den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Möchten Sie mehr über unsere juristischen Übersetzungsservices erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute.