Informes anuales: ¿por qué pasarse a lo digital?

¿Es buena idea sumarse a la digitalización?

Última actualización: octubre 15, 2019 9:06AM

Ya ha redactado su informe anual. Lo ha traducido, maquetado, impreso y enviado a su lista de suscriptores. Además, ya lo tiene publicado en su sitio web, por lo que en principio estaría disponible para cualquier persona de cualquier lugar del mundo. ¡Ya no queda nada más que hacer!

¿O sí? ¿Alguna vez ha tenido la extraña sensación de que podría haber aprovechado algo más sus informes financieros?

Son cada vez más las empresas que comprenden que no están sacando el máximo partido a sus informes financieros y, en consecuencia, deciden dar el paso y crear una versión digital. Pero ¿puede ser el informe anual digital algo más que el último elemento necesario del equipo de relaciones con inversores?

¿En qué se diferencian un informe anual digital y uno impreso?

Hace ya muchos años que los informes anuales y provisionales se publican en línea. Sin duda, las versiones en PDF que se encuentran en los portales de descarga de casi todos los sitios web de las empresas son digitales.

Pero no nos referimos a eso cuando hablamos de un “informe anual digital”, sino de una publicación bien estructurada, interactiva y de última generación. Este tipo de informe se diferencia de su predecesor en papel en los siguientes aspectos:

Sistema de búsqueda

Los usuarios buscan en un informe anual digital de la misma forma que lo harían al navegar por un sitio web. Una experiencia de usuario óptima permite la consulta de pequeños fragmentos de texto que se prestan perfectamente al modo de lectura en línea. El texto en los mejores informes anuales se presenta de una manera atractiva e incluye enlaces a los temas relacionados y los menús.

Entorno multimedia

El formato digital hace posible la integración de todo tipo de contenido, no solo texto e imágenes estáticas. Los vídeos, como entrevistas a altos directivos, pueden atraer el interés de los lectores y aportar contexto.

Personalización

Los informes anuales deben ir dirigidos simultáneamente a varios tipos de público con diferentes propósitos y objetivos. Muchos informes digitales orientan a los diversos grupos de lectores hacia el contenido que les está especialmente dirigido. Por ejemplo, la empresa de venta al por menor Migros divide a los lectores en “seguidores de Migros”, “analistas financieros” y “organizaciones no gubernamentales” y les presenta elementos diferentes según los intereses de cada uno para que los consulten en primer lugar. Naturalmente, siguen estando disponibles todas las partes del informe anual y se pueden consultar si se buscan.

Interactividad

Son muchos los informes anuales digitales que incluyen la opción de extraer los datos de información financiera, como por ejemplo, un archivo .csv que se pueda abrir en Excel. Esto supone una ventaja para los analistas, ya que pueden buscar de forma rápida las cifras que necesitan exactamente, reunir los datos seleccionados en un documento y presentarlos en formato de gráfica circular o de barras.

¿Cómo puede ayudar todo esto a su empresa?

Las características descritas anteriormente hacen de los informes anuales digitales una potente herramienta cuando se explota su potencial de forma eficaz. Los informes anuales digitales pueden:

Mejorar la experiencia del usuario

Los informes anuales pueden ser mucho más cómodos de consultar para los usuarios y despertar más interés de los lectores que un informe anual o provisional convencional. Está comprobado que gracias a su atractivo visual, el tipo de mensaje y su fuerza emocional los lectores dedican más tiempo a consultar el informe y a comprender bien el contenido que usted tan cuidadosamente ha elaborado.

Proyectar una imagen innovadora

Los informes anuales digitales también pueden transmitir una imagen profesional de su negocio como empresa que se mueve como pez en el agua en el mundo digital y que es experta en tecnología. Al digitalizar sus informes, transmite lo importante que es para usted ofrecer una comunicación personalizada y una buena experiencia de usuario. Y no solo eso, sino que también manda un mensaje muy importante: nuestro modelo de comunicaciones está preparado para el futuro, al igual que nuestros productos y servicios.

Ampliar el alcance de su empresa

Los analistas financieros encargados de informar sobre su situación bursátil siempre van a leer su informes, sea cual sea el formato, al igual que periodistas y accionistas. Pero si se decide por un formato digital más accesible, será capaz de captar también a otros grupos de interés como clientes, proveedores y empleados presentes y futuros. Puede llegar a cualquier grupo concreto mediante una interfaz personalizada.

Cuantificar su repercusión

¿No sería fantástico saber con exactitud cómo interactúan los lectores con su informe? Al pasarse al modelo digital, podrá llevar un control de cuánto tiempo pasan los usuarios consultando determinadas partes de su informe y cuáles se saltan. Puede aprovechar estos datos para crear en el futuro informes que se adapten aún más a las preferencias de su público.

Optimizar su posicionamiento en buscadores

Si muestra el contenido de su informe anual en HTML en vez de en formato PDF, dará más control a su equipo de desarrollo web. Aunque en teoría los motores de búsqueda pueden leer documentos PDF creados a partir de texto, esto no siempre funciona en la práctica. Además, cuando un usuario se encuentre con su informe anual de 200 páginas en PDF, puede que la extensión ya lo desanime. Y si no fuera así, una vez que empiece a consultarlo, no tendrá la opción de acceder a otras secciones del sitio web. Puede consultar más información sobre las ventajas en cuanto al SEO del HTML frente al PDF.

Mejorar la gestión de contenidos

Los informes anuales digitales destacan de verdad cuando forman parte de una estrategia de contenido multicanal. Un informe anual digital se apoya en un potente sistema de gestión de contenidos (CMS) que almacena varios de sus elementos en bloques de texto. Estos pueden reutilizarse más tarde en diferentes canales, como otras secciones del sitio web de la empresa o en las redes sociales, entre otros. De este modo, podrá integrar con coherencia y eficacia sus informes financieros en todas sus comunicaciones.

Aportar ventajas económicas a largo plazo

No se puede negar que la elabaoración de un informe anual digital supone al principio un desembolso considerable. Hay que planificar e implementar el CMS, la creación e importación de los datos y demás contenidos y analizar las cuestiones sobre su uso. Y esto podría significar también la necesidad de contratar los servicios de una agencia.

Pese a todo, en cuanto el proceso esté listo, empezará a cosechar sus beneficios. Actualizar, ampliar y optimizar el contenido en el CMS para informes anuales o trimestrales posteriores o para otros canales digitales será mucho más barato que hacerlo en costosas tiradas impresas.

¿Cómo ayuda esto al planeta?

Cualquier cosa que haga que los lectores dejen de usar documentos en papel es buena para el medioambiente. Si su empresa tiene pensado o quiere “pasarse al lado ecológico”, digitalizar los informes es un pequeño paso que le puede llevar en la dirección correcta.

¿Qué trampas hay que evitar?

Si se hacen bien, los informes anuales digitales puede ser herramientas de comunicación muy efectivas. Pero lo que no tiene sentido es pasarse a lo digital solo por seguir la moda. Es necesario que tenga claras sus expectativas y metodologías. Estos son algunos de los aspectos que debe tener en cuenta:

El contenido es lo primero que debe digitalizar

Lo que funcione bien en su informe anual en papel quizá no valga para una versión digital. Recuerde que normalmente los lectores en línea tienden a leer en diagonal más que a detenerse en cada palabra. En su informe digital, procure usar segmentos cortos y concisos, elementos visuales llamativos y diseños no muy recargados.

¿No ha quedado ningún cabo suelto desde el punto de vista interno?

¿Tiene bien atados el presupuesto, los conocimientos y la gestión para sacar el proyecto adelante? Si no es así, probablemente este no sea el mejor momento de digitalizar su contenido.

Simplifique la forma de consultar la información

Por lo general, un lector accederá a un informe anual porque quiere encontrar algo concreto. Hágalo intuitivo para que puedan localizar lo que están buscando. Evita la tentación de añadir elementos visuales y técnicos de más.

La compatibilidad es crucial

Hoy en día, lo que espera el usuario es poder leer contenido vaya donde vaya. Su informe anual digital debe funcionar y verse tan bien en un teléfono Android de hace tres años como en un PC de sobremesa o en un MacBook. Además, es esencial que pueda compartirse con facilidad en esta era de la comunicación digital y las redes sociales.

No recurriría a los servicios de cualquiera para elaborar su informe anual digital que es tan importante para usted, ¿a qué no? Entonces ¿por qué confiar en cualquiera para que traduzca los mensajes que usted con tanto cuidado perfila?

Los equipos de especialistas en traducción financiera de Lionbridge tienen decenas de años de experiencia en la gestión de complejos proyectos de informes. Esta experiencia viene acompañada de conocimientos específicos en redacción para web y SEO. Trabajamos con integraciones que se pueden conectar directamente con su CMS o sus sistemas de informes y ofrecemos los estándares más exigentes en materia de seguridad y confidencialidad.

Consulte aquí nuestros consejos sobre cómo planificar la traducción de su informe anual.

Estaremos encantados de ayudarle a planificar y producir su informe anual digital. Nuestros equipos de expertos tienen todo lo necesario para ayudarle a redactar, editar, traducir y revisar sus informes financieros:

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