Die 9 grundlegenden Fehler, die Sie bei digitalen Jahresberichten vermeiden sollten

Die Erstellung eines Jahresberichts ist eine schwere Aufgabe. Denn dabei geht es nicht nur um einen Finanzbericht. Jahresberichte können Ihr Unternehmen neu definieren und das Image positiv verändern. Sie geben einen Überblick über erreichte und künftige Ziele, Verbesserungs- und Wachstumspotenziale – und natürlich über die Finanzberichterstattung. Um in Ihrer Branche konkurrenzfähig zu bleiben, sollten Sie in diesem Jahr einen digitalen Bericht erstellen. Denn digitale Jahresberichte ermöglichen Ihrem Team die Erstellung überzeugenderer Inhalte mithilfe von Multimedia-Assets. Zudem können Sie den Content auch direkt auf die verschiedenen Leser- und Zielgruppen zuschneiden. Darüber hinaus sind sie eine hervorragende Investition in die Zukunft. Sie können den Inhalt und das Design Ihres digitalen Jahresberichts in den Berichten des nächsten Jahres, auf Ihrer Website, in kleineren, individuell gestalteten digitalen Berichten für einmalige Projekte, Werbe- und Pressemitteilungsinitiativen und vielem mehr wiederverwenden.

Maximieren Sie die Wirkung und Investitionsrendite Ihres digitalen Jahresberichts in diesem (und jedem künftigen) Jahr, indem Sie die folgenden neun häufigen Fehler vermeiden.

Fehler 1: Neue Inhalte sind für ein digitales Format ungeeignet

Stellen Sie sich bei der Entwicklung Ihrer Inhalte auf ein digitales Publikum und dessen Erwartungen ein – Druckversionen gehören der Vergangenheit an. Beat Schwarz, Language Excellence Manager bei Lionbridge Zürich, meint: „Der größte Fehler, den man bei einem digitalen Jahresbericht machen kann, ist zu glauben, dass die Regeln für den Inhalt dieselben sind.” Ihr Team sollte Inhalte verfassen und zusammenstellen, die für eine Website geeignet sind, nicht für ein langes PDF oder ein gedrucktes Dokument. Viele Unternehmen wenden sich auch an Experten für digitale Jahresberichte (wie etwa die von Lionbridge), um diese erstellen zu lassen. Die Spielregeln und Umstände sind völlig unterschiedlich. Das betrifft unter anderem:

• das Erstellen von interaktiven Finanzberichten
• das Verfassen kürzerer Textblöcke
• das Gestalten von Aufzählungslisten, falls zutreffend
• das Sammeln von Bildmaterial 
• das Erstellen von kurzen Videos oder animierten Segmenten
• das Aufbauen einer benutzerfreundlichen Navigation und Suchfunktion
• das Sicherstellen der Kompatibilität mit allen Geräten: Handy, Desktop, Apple, Droid usw.

Fehler 2: Inhalte digitaler Jahresberichte sind schwer zu lesen und zu übersetzen

Auch wenn Ihr Jahresbericht ansprechend, lebendig und innovativ gestaltet ist, muss der schriftliche Inhalt lesbar bleiben. Er muss ansprechend und in einer klaren, überzeugenden und übersichtlichen Weise verfasst sein. Ziehen Sie ein Glossar in Erwägung, um den Lesern das Verständnis der Inhalte zu erleichtern, und wählen Sie klare, kompakte Sätze ohne umständliche Formulierungen oder Passivkonstruktionen.  

Wenn Sie einen mehrsprachigen Jahresbericht benötigen, sollten Sie den Inhalt mit Blick auf die nachfolgende Übersetzung verfassen. Das spart Kosten und Bearbeitungszeit, vor allem wenn Ihr Team knappe Fristen für die Erstellung und Lieferung des Jahresberichts hat. Glücklicherweise sorgen die gleichen Tipps für übersetzungskompatibles Schreiben auch dafür, dass Ihre Inhalte auf Englisch (oder einer anderen Ausgangssprache) leichter zu lesen sind.

Fehler 3: Daten in Ihrem digitalen Jahresbericht sind nicht so leicht zugänglich

Die Leser erwarten, dass die Daten in einem digitalen Jahresbericht leichter zugänglich sind als in einer PDF-Datei oder einem gedruckten Format. Ermöglichen Sie es ihnen, diese Daten ganz einfach herunterzuladen. Erstellen Sie interaktive Diagramme und Tabellen. Bieten Sie benutzerfreundliche Darstellungen an, die es Ihren Lesern ermöglichen, weniger interessante Daten auszublenden und sich auf die gewünschten oder benötigten Inhalte zu konzentrieren. Diese Funktionen helfen den Lesern, Ihren digitalen Jahresbericht einfacher zu nutzen und Ihre Finanzberichte umfassender zu verstehen. 

Fehler 4: Einrichten benutzerdefinierter Pfade oder Botschaften in Ihrem digitalen Jahresbericht

Anders als eine Print- oder eine PDF-Datei wird ein digitaler Bericht normalerweise nicht von Anfang bis Ende gelesen. Die Leser erwarten, dass sie das Material selber auswählen können, das für sie relevant ist. Erfüllen Sie diese Erwartungen, indem Sie spezielle Pfade für verschiedene Gruppen einrichten: Kunden, Verkäufer und Lieferanten, Vorstandsmitglieder, Investoren, Mitarbeiter usw. Machen Sie es den Lesern leicht, diese Pfade auszuwählen, und gestalten Sie diese dann mit Nachrichten und Materialien, die für die jeweilige Gruppe am interessantesten sind. Überlegen Sie, was sie wissen wollen – und was Sie diesen Gruppen sagen möchten. Neben speziellen Pfaden ist es auch wichtig, dass das Material übersichtlich ist. Verwenden Sie Kopf- und Zwischenüberschriften, Aufzählungslisten und Textboxen. Vermeiden Sie es, Informationen zu wiederholen. 

Fehler 5: Inkonsistente Begriffe im digitalen Jahresbericht

Wenn mehrere Teammitglieder oder Abteilungen – das Kommunikationsteam, das Buchhaltungsteam usw. – einen Bericht verfassen, kommt es manchmal zu Inkonsistenzen bei Schlüsselbegriffen, einschließlich komplexer Finanzbegriffe und -titel. Diesen Fehler können Sie vermeiden, indem Sie ein Glossar mit Standardbegriffen und -bezeichnungen, Definitionen und Hinweisen zur Großschreibung erstellen. Geben Sie dieses Glossar an alle Personen weiter, die Beiträge zum Bericht verfassen. Einige dieser Begriffe könnten in dem Bericht für die Leser veröffentlicht werden. Beschränken Sie sich dabei auf die wesentlichen Begriffe. Wenn der Bericht übersetzt werden muss, kann das Glossar dem Übersetzer dabei helfen, sein Endprodukt zu verbessern.  

Das Kreieren einer markanten Unternehmenssprache ist bei digitalen Jahresberichten besonders nützlich. Dies ist aber auch bei vielen anderen internen und externen Kommunikationsprojekten hilfreich. Geben Sie die Ressourcen, die die Unternehmenssprache definieren, an das gesamte Unternehmen weiter und ziehen Sie in Erwägung, ihre tägliche Verwendung zu fördern bzw. durchzusetzen. Ihr Unternehmen wird das ganze Jahr über davon profitieren, nicht nur bei der Erstellung des Jahresberichts. 

Fehler 6: Inkonsistente Grammatik und Stilistik

Wie schon erwähnt: Wenn mehrere Teams oder Abteilungen einen Jahresbericht verfassen, kommt es häufig zu grammatikalischen und stilistischen Unterschieden. In einem Abschnitt kommt vielleicht ein Oxford-Komma vor, während es in einem anderen weggelassen wird. In einem Abschnitt könnte der Anfang einer Aufzählung groß geschrieben sein, während dies in einem anderen nicht der Fall ist. Manche Abschnitte verwenden vielleicht ein Geschäftsberichtsdesign in den Unternehmensfarben, andere hingegen nicht. Selbst wenn diese Unstimmigkeiten streng genommen keine Fehler sind, können sie der Glaubwürdigkeit des Unternehmens schaden. Der Jahresbericht ist ein Spiegelbild des Unternehmens und seiner Leistungsfähigkeit. Insoweit sollte er in jeder Hinsicht makellos sein, also auch im Hinblick auf die Grammatik und den Stil.  

Sie können Konsistenz gewährleisten, indem Sie Stilrichtlinien erstellen und sie allen Mitarbeitern verfügbar machen. Im letzten Schritt sollte ein Team (oder eine Person) damit betraut werden, den Bericht anhand der Stilrichtlinien zu überprüfen. Die endgültige Version sollte dann ein einheitliches Aussehen haben, den gleichen grammatikalischen Regeln folgen und die gleichen stilistischen Komponenten im Text verwenden. 

Diese Überprüfung und die Einhaltung der Stilrichtlinien sind auch bei der Übersetzung hilfreich. Wenn ein Unternehmen einen Bericht in die Übersetzung gibt, sollte der Übersetzer auch die Stilrichtlinien erhalten. Diese beantworten Fragen des Übersetzers zu Grammatik, Rechtschreibung, Überschriften und vielem mehr. Außerdem helfen sie dem Übersetzer, den Bericht schneller zu übersetzen und damit die Kosten für den Übersetzungsprozess gering zu halten. Stilrichtlinien sind eine gute Investition für die kommenden Jahre, da sie für jeden neuen Jahresbericht wiederverwendet werden können. Unternehmen können solche Richtlinien auch für ihren Blog, die Inhalte ihrer Website oder andere Unternehmensmitteilungen nutzen. 

Fehler 7: Ein Aktionärsbrief ohne das gewisse Etwas 

Die meisten Unternehmen wissen, dass für digitale Jahresberichte eine präzise Finanzberichterstattung und ein fehlerfreier, einheitlicher Stil unabdingbar sind. Dabei wird jedoch manchmal vergessen, dass diese Berichte auch einen einzigartigen Charakter haben sollten, der das Unternehmen repräsentiert, was insbesondere für die Worte des CEO gilt. Wenn ein Bericht von vielen Abteilungen und Teammitgliedern geprüft wird, kann wichtigen Elementen wie dem Aktionärsbrief leicht das gewisse Etwas fehlen. Dieses Element wirkt jedoch weitaus überzeugender und einprägsamer, wenn der Charakter und die Perspektive des CEO beibehalten wird.  

Fehler 8: Grundlegende Fragen werden nicht beantwortet

Es spielt keine Rolle, wie viel Multimedia-Material, Briefe oder Finanzberichte in einem digitalen Jahresbericht enthalten sind. Wenn er nicht auf die grundlegendsten Anforderungen an die Berichterstattung eingeht, verfehlt er seinen Zweck. In diesem Fall werden nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen verschwendet. Jeder Jahresbericht sollte eine klare Antwort auf wichtige Fragen geben:

• Welchem Zweck dient das Unternehmen?  
• Welche Ziele verfolgt es (insgesamt und für das vergangene sowie die folgenden Jahre)?
• Welche Strategien gibt es, um diese Ziele zu erreichen?
• Wie erwirtschaftet oder beschafft das Unternehmen finanzielle Mittel?

Diese Antworten müssen keine Geschäftsgeheimnisse verraten (sollten sie auch nicht), doch sie sollten halbwegs detailliert und überzeugend sein. Aktionäre, Investoren, Lieferanten, Finanzberichterstatter, Mitarbeiter und Kunden werden das Vertrauen in die Organisation verlieren oder gewinnen, je nachdem, wie gut Sie diese grundlegenden Fragen beantworten können. 

Fehler 9: Die Resultate Ihres digitalen Jahresberichts werden weder überprüft noch gemessen

Nachdem Sie so viele Ressourcen und Arbeit in Ihren digitalen Jahresbericht gesteckt haben, ist es überaus wichtig, seinen Wirkungsgrad auszuwerten. Mit digitalen Berichten können Sie Downloads nachverfolgen, eine Heatmap erstellen, auf der Sie sehen, welche Abschnitte gelesen und welche abgebrochen wurden, und Ihre Statistiken mit den Jahresberichten anderer Unternehmen vergleichen. Es gibt auch weiterhin die herkömmliche Methode, Feedback einzuholen. Sie können am Ende des Berichts oder auf der Landing Page, von der er heruntergeladen wird, einen Platz für Bewertungen oder Kommentare vorsehen oder einfach eine E-Mail-Adresse angeben, an die Nutzer ihr Feedback senden können. Nach einer angemessenen Zeitspanne ist es wichtig, alle Daten über die Wirksamkeit des Berichts auszuwerten. Setzen Sie ein Meeting auf, machen Sie sich Notizen und überlegen Sie, wie Sie den nächsten Bericht verbessern können. Dieses Feedback kann dazu beitragen, die Verfahren für den digitalen Jahresbericht und andere Berichtsprojekte zu optimieren. Die richtige Auswertung der positiven und negativen Aspekte Ihres Berichts kann sich über mehrere Jahre auszahlen. 

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf 

Brauchen Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres digitalen Jahresberichts?  Benötigen Sie Übersetzungsservices, um Ihren Bericht für die weltweite Leserschaft vorzubereiten?  Wir sind Ihnen gern behilflich. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um mehr über die Services von Lionbridge für das Erstellen, Übersetzen und Digitalisieren Ihrer Finanzberichte zu erfahren.