L'azienda connessa

Questo è il primo articolo della serie Lionbridge L'azienda connessa, che parla di come le aziende del settore Life Science cerchino di standardizzare le metriche e la governance per i servizi linguistici. Discuteremo degli approcci adottati per connettere reparti in precedenza isolati e ottimizzare l'uso dei fornitori di servizi linguistici, nonché delle insidie comuni che si incontrano durante il processo.

Storicamente, le aziende del settore Life Science hanno mostrato una tendenza a gestire le attività di traduzione in modo frammentario e confusionario. La rete di fornitori, la spesa, la governance, la procedura di ordinazione: tutti questi elementi coinvolgevano diversi responsabili delle decisioni in reparti distinti.

Per prima cosa i project manager formalizzavano la richiesta d'acquisto, poi osservavano il mercato per valutare competenze e prezzo e, infine, selezionavano i fornitori. Questo processo si ripeteva fino alla nausea a ogni nuova richiesta. La quantità di contenuti generati da una multinazionale era davvero troppo grande per consentire l'organizzazione, la centralizzazione e la standardizzazione. Ciascun proprietario dei contenuti, che fosse il responsabile del marketing digitale, il team addetto al lancio del prodotto, il responsabile delle operazioni cliniche o il responsabile delle pubblicazioni tecniche, doveva occuparsi perlopiù da solo di selezionare il fornitore, trasferire i contenuti, ottenere un preventivo e gestire il progetto.

Oggi tutto sta cambiando rapidamente. La globalizzazione ha favorito i contatti e la collaborazione tra funzioni e aree geografiche differenti nelle principali aziende del mondo. Unificare la gestione dei contenuti significa concentrarsi sul quadro generale e sincronizzare alcune aree chiave:

• Dati finanziari
• Marketing
• Soluzioni tecnologiche

Raccolta di dati finanziari per determinare l'entità

Uno dei primi passi nel percorso di un'azienda internazionale connessa è la raccolta dei dati finanziari tra diversi gruppi di lavoro e aree. Iniziate ponendovi alcune domande di base come "Con quanti fornitori collaborate? Quanto spendete in America Latina? In che misura le esigenze linguistiche sono legate al team di marketing piuttosto che a quello legale o clinico?"

Se la vostra risposta a queste domande è "non lo sappiamo", è il momento di riunire sistemi finanziari disparati e creare una base di dati. Ciò consentirà una migliore gestione della reale portata delle spese in ambito linguistico. È così che molte aziende si rendono conto che stanno spendendo decine di milioni di dollari ogni anno, spesso con una rete informale di piccoli fornitori dislocati in numerosi luoghi diversi. Russia, America Latina e Asia-Pacifico sono le aree in cui è più frequente servirsi di tanti piccoli fornitori di servizi linguistici, potenzialmente classificati come consulenti, che contribuiscono alla spesa linguistica complessiva.

La spesa per i servizi linguistici è spesso nascosta tra le spese per i lavori appaltati alle agenzie, ad esempio agenzie di marketing o eLearning. In particolare nel settore Life Science, questi partner con spese linguistiche "nascoste" spesso includono organizzazioni di ricerca clinica e fornitori di valutazioni dei risultati clinici. Il reclutamento di partecipanti tra pazienti di diverse aree geografiche, una pratica sempre più comune grazie alla fattibilità di trial decentralizzati, comporta un aumento delle traduzioni e dei requisiti normativi per ciascuna lingua.

Consolidamento delle attività di marketing

Una volta che il quadro finanziario è chiaro, il passaggio successivo per rendere connessa l'intera azienda è spesso nelle mani dell'organizzazione di marketing. Poiché il team di marketing ha il compito di organizzare gli asset digitali dell'azienda e di creare l'identità del brand, può favorire il raggiungimento degli obiettivi strategici dell'azienda in tutti i mercati e con tutti i prodotti. La scala internazionale del marketing (in confronto a un progetto specifico, che può essere circoscritto a un Paese o una regione) si presta alla centralizzazione della gestione linguistica.

Le aziende farmaceutiche e i produttori di dispositivi medici spesso realizzano questa centralizzazione tramite l'aggiunta di un sistema di gestione dei contenuti (ad esempio Sitecore, Drupal, AEM) per aiutare il team di marketing a gestire la vasta scala dei contenuti internazionali. Questi strumenti, a loro volta, portano al primo vero connettore, in quanto favoriscono il riutilizzo dei contenuti, ottimizzano la procedura di ordinazione e utilizzano un set centralizzato di asset linguistici.

Integrazione con i connettori

Man mano che le aziende ottimizzano il set di strumenti tecnologici in uso, le soluzioni connesse supportano processi aziendali molto diversi da quelli gestiti dal marketing, come farmacovigilanza per il settore farmaceutico e sorveglianza post-commercializzazione per i dispositivi medici. Grandi quantità di contenuti, integrazione con i sistemi CMS interni, tempi di realizzazione rapidi, revisione interna e da parte di esperti: tenere il passo con l'enorme volume di contenuti da tradurre per supportare tutto questo è quasi impossibile senza strumenti in grado di connettere perfettamente il sistema CMS, il processo di traduzione e il processo di revisione.

In particolare nel settore farmaceutico, stiamo assistendo alla diffusione sempre maggiore di Veeva, che consente di collegare i processi di creazione, revisione, approvazione e archiviazione dei contenuti in modo conforme. Veeva offre moduli specifici adatti alle esigenze degli utenti in ambito clinico, normativo, del controllo qualità o marketing e offre all'azienda la possibilità di utilizzare connettori per collegare i flussi di lavoro molto complessi supportati da Veeva con flussi di lavoro di traduzione estremamente sicuri.

Accelerazione del flusso di lavoro grazie alle connessioni

Stabilire queste connessioni con i contenuti nella posizione in cui si trovano offre un evidente vantaggio: gli utenti finali possono continuare a lavorare con le applicazioni che già conoscono e comprendono, invece di dover apprendere l'uso di un nuovo strumento e interagire direttamente con un sistema di gestione delle traduzioni. Ma i vantaggi per l'impresa nel complesso sono ancora maggiori.

Grazie alle integrazioni per i flussi di lavoro di business intelligence (BI), contenuti e traduzione per creare l'impresa connessa, oggi le aziende farmaceutiche riescono ad acquisire un controllo sempre maggiore dei flussi di lavoro di creazione di etichette conformi alle normative in tutti i Paesi. Con una combinazione di Veeva, traduzione automatica (MT) e traduzione umana professionale, riescono a ridurre al minimo la spesa mantenendo la qualità. Tra i produttori di dispositivi medici vediamo leader che espandono i processi di sorveglianza post-commercializzazione all'intera suite di prodotti dell'azienda, accelerando l'invio, la traduzione e la revisione di migliaia di singoli documenti al giorno. Tutto ciò è possibile solo grazie ai flussi di lavoro connessi.

Dove può funzionare?

Per trasformare la vostra azienda in un'impresa completamente connessa potete iniziare con piccoli passi in qualsiasi progetto o area di prodotto. Nelle parti future di questa serie parleremo dei vantaggi di questa trasformazione e di come procedere collaborando con un fornitore di servizi linguistici esperto.