Det uppkopplade företaget

Det här är den första delen i Lionbridges serie Det uppkopplade företaget, ett samtal om det pågående arbetet inom Life Sciences-företag för att standardisera mätetal och styra språktjänster inom hela verksamheten. Vi pratar om olika metoder för att ansluta tidigare fristående avdelningar och optimera användningen av språktjänstleverantörer samt vanliga fallgropar på vägen.

Historiskt sett har Life Sciences-företag använt sig av otydliga strategier där olika översättningsuppdrag hanterats var för sig. Leverantörsnätverket, utgifter, styrning, beställningsprocessen – alla dessa aspekter hanterades av olika beslutsfattare på olika avdelningar.

Först tog projektledare fram en formell anbudsprocess för leverantörer och sedan vände de sig till marknaden för att validera förmåga och priser. Slutligen valdes leverantörerna. Den här processen upprepades till leda vid varje nytt uppdrag. Det innehåll som skapades av ett globalt företag var helt enkelt så omfattande att de inte klarade av att ordna, centralisera och standardisera det på egen hand. Den enskilda innehållsägaren – ansvarig för digital marknadsföring, produktlanseringsteamet, chefen för den kliniska verksamheten eller ansvarig för teknisk publicering – fick i stort sett på egen hand utse en leverantör, överföra innehåll, ta in offerter och hantera projektet.

I dag håller dock allt detta snabbt på att förändras. Globaliseringen har inneburit att världens ledande företag har så mycket kontakt att de enkelt kan samarbeta mellan olika funktioner och geografiska områden. Genom att göra innehållshanteringen mer enhetlig kan de ta ett steg tillbaka, få bättre överblick och synkronisera ett fåtal viktiga områden:

• Ekonomiska data
• Marknadsföring
• Tekniska lösningar

Insamling av ekonomiska data för att fastställa omfattning

Ett av de allra första stegen när ett globalt företag ska bli uppkopplat är att samla in ekonomiska data från olika arbetsgrupper och områden. Börja med ett fåtal grundläggande frågor som ”Hur många leverantörer arbetar ni med?” Hur stora utgifter har ni i Latinamerika? Hur stor del av språkbehoven drivs av marknadsföringsteamet respektive juridiska eller kliniska team?”

Om svaret på de här frågorna fortfarande är ”Vi vet inte” är det hög tid att samla företagets separata ekonomisystem och bygga upp en grundläggande datauppsättning. På så sätt får ni bättre grepp om hur stora utgifterna för språktjänster egentligen är. Det är här många företag inser att de spenderar tiotals miljoner dollar varje år, ofta med ett informellt nätverk av leverantörer som går ”under radarn” på många platser. I regioner som Ryssland, Latinamerika och Asien-Stillahavsområdet är det särskilt vanligt att företagen har flera små språktjänstleverantörer som klassas som konsultföretag och bidrar till de totala språktjänstutgifterna.

Språkkostnader döljs ofta under paraplyn av byråer som företag anlitar för olika tjänster, exempelvis marknadsföringsbyråer eller eLearning. I synnerhet i Life Sciences-välden omfattar dessa samarbetspartner med ”dolda” språkutgifter ofta företag inom klinisk forskning och leverantörer av kliniska utfallsbedömningar. När patientdeltagare rekryteras från olika geografiska områden – vilket blir allt vanligare i takt med att decentraliserade prövningar möjliggörs – uppstår ett ökat behov av översättningar och fler regulatoriska krav för varje språk.

Enhetlig marknadsstrategi

När du väl har fått hela den ekonomiska bilden ligger nästa steg för att koppla upp hela företaget ofta i händerna på marknadsföringsorganisationen. Marknadsföringsteamet ansvarar för att ordna företagets digitala tillgångar och skapa en varumärkesröst. Därför kan det genomdriva företagets strategiska mål på samtliga marknader och för alla produkter. Marknadsföringsinsatserna har ett internationellt perspektiv (till skillnad från ett enskilt projekt, som kanske bara omfattar ett land eller en region) och passar därför bra till centraliserad språkhantering.

Läkemedelsbolag och företag inom medicinteknisk utrustning åstadkommer ofta den här centraliseringen genom att införa ett innehållshanteringssystem (t.ex. Sitecore, Drupal eller AEM) för att marknadsföringsteamet enklare ska kunna hantera de enorma mängderna av globalt innehåll. De här verktygen leder i sin tur till den första faktiska konnektorn, nämligen att driva återanvändning av innehåll, optimera beställningsprocessen och använda en central uppsättning lingvistiska tillgångar.

Integrering med konnektorer

När företag effektiviserar sin tekniska verktygslåda blir resultatet uppkopplade lösningar som stöder affärsprocesser som är helt annorlunda än dem som marknadsföringsteamet hanterar. Övervakning ur ett läkemedelsperspektiv och eftermarknadsövervakning av medicinteknisk utrustning. Enorma mängder innehåll, integrering med interna system för innehållshantering (CMS), intern granskning och expertgranskning – det är praktiskt taget omöjligt att hålla jämna steg med den gigantiska innehållsmängd som behöver översättas utan verktyg för att smidigt koppla samman CMS, översättningsprocessen och granskningsprocessen.

I synnerhet inom läkemedelsindustrin ser vi att många företag inför Veeva när de vill koppla samman skapande av innehåll med granskning, godkännande och lagring på ett sätt som uppfyller gällande regelverk. Veeva erbjuder moduler anpassade efter behoven hos användare inom kliniska prövningar, regulatoriska team, kvalitet och marknadsföring. På så sätt får företaget möjlighet att använda konnektorer för att koppla samman de ytterst komplexa arbetsflöden som Veeva stöder med säkra översättningsarbetsflöden.

Konnektorer skapar snabbare arbetsflöde

Genom att bygga in de här konnektorerna på den plats där innehållet finns uppnår man en tydlig fördel: Slutanvändare kan fortsätta arbeta i de appar som de redan har utbildats i och förstår, i stället för att tvingas lära sig ett nytt verktyg och interagera direkt med ett system för översättningshantering. Fördelarna för företaget som helhet är dock ännu mer betydande.

Tack vare möjligheten att integrera Business Intelligence-innehåll och översättningsarbetsflöden för att skapa ett uppkopplat företag, ser vi i dag att läkemedelsbolag får allt större kontroll över arbetsflöden för regulatorisk märkning i alla sina regioner. De använder en kombination av Veeva, maskinöversättning (MT) och professionell, manuell översättning för att minimera kostnaderna och bibehålla hög kvalitet. På företag som tillverkar medicinteknisk utrustning ser vi att ledare utökar processer för eftermarknadsbevakning för företagets hela produktsortiment. Därigenom åstadkommer de snabbare inlämning, översättning och granskning av tusentals enskilda dokument per dag. Allt detta är möjligt endast tack vare uppkopplade arbetsflöden.

Var kan detta fungera?

Arbetet med att förvandla ditt företag till ett helt uppkopplat företag kan börja med små steg inom valfritt projekt eller produktområde. I kommande delar av serien ska vi prata om fördelarna med den här omställningen och hur du kan gå vidare genom att samarbeta med en erfaren språktjänstleverantör.