評估語言服務供應商：採購人員應如何有效管理 RFP 流程並找到最合適的合作夥伴

選購語言服務供應商 (LSP) 對任何人都不是件容易的事；而採購專業人員往往因為欠缺本地化專業知識，更難以妥善地挑選出合適的供應商。

我們在《本地化服務選購指南》中，列出了選擇最速配合作夥伴的 10 大步驟，在展開採購程序時不妨先從這裡著手。另外，由於採購部門要負責建立效率卓著的需求建議書 (RFP)，因此必須要採用縝密的方法來評估 LSP。

但是在管理本地化供應商的 RFP 流程時，很容易會低估了涉及事務的複雜程度。採購部門必須投入大量心力，將許多因素納入考量，才能建立有效的評估條件，進而成功挑選到合適的合作夥伴。不過這個評估 LSP 供應商的流程本身，其實可以不必那麼困難繁複。

想簡化 RFP 的開發流程嗎？想確保您能為公司的全球員工，挑選出最合適的 LSP 嗎？請繼續閱讀，了解達成這些目標的訣竅。

通常會在什麼時候展開語言服務的 RFP？

採購專業人員經常為了降低成本或尋求更符合資格的廠商，而展開 RFP 流程。

RFP 能幫助公司減少所需交流互動的廠商數目，進而節省成本。採購部門通常會在併購後統整供應商；或者，若某個部門不滿意現有廠商，並想尋找服務品質更好的合作夥伴，也會請採購人員發出 RFP。

無論是哪一種情況，語言服務既是門科學，也是種藝術。本地化其實相當複雜，某些語言需要譯者付出更多心力才能產出優質翻譯，此外他們也要設法處理文化差異的問題。在這些因素的影響下，往往難以正確地評估廠商提供高品質工作的能力。

採購專業人員必須了解最新趨勢，並有效且準確地找出公司業務上的需求，才能寫出好的 RFP 並正確地評估廠商的能力。

如何撰寫效果卓越的 RFP？

撰寫 RFP 是個頗為令人卻步的流程，但您可以尋求適當的支援與協助來減輕負擔。有些 LSP，例如 Lionbridge，可以在流程初期便提供您專業的建議。他們會運用自身的豐富經驗協助您進行調查，找出業務方面的挑戰、評估內部需求，並協助您找出最符合您所有部門在地要求的服務。

採購部門往往會覺得，深入了解每個部門的需求實在很難，甚至根本無法做到。要從所有可能的本地化服務中找到符合需求的選擇，更是近乎不可能的任務。但經驗豐富的 LSP 則具備完成這些任務的專業能力。

LSP 可以協助您評估法務、人力資源 (HR) 或行銷部門的專屬需求，並找出產品團隊的需求，進而決定執行語言服務的最佳做法。這些服務可能包括行銷內容本地化、支援法規遵循作業的本地化、影音內容的本地化，或是包括電話口譯等即時口譯以及其他服務。

此外，LSP 也會協助您了解應將哪些事項納入 RFP，以及比較與分辨列入考量之 LSP 間的差異。

我應該在 RFP 中列入什麼評估條件？

撰寫 RFP 並沒有一體適用的標準作法。由於問卷的內容端賴各個企業的目標而定，因此本文無法提供這類文件所需的每一項要素。

然而，在評估供應商時，不妨考慮將以下這些評估條件納入您的 RFP：能否以具成本效益的方式交付高品質的工作成果、機器翻譯 (MT) 專業能力、資料安全性與隱私權政策，以及企業社會責任 (CSR) 方面的心力。

價值

價值以及成本效益，是採購部門調查的一個重要條件。一般而言，採購部門都會特別關心服務的基本成本。但在評估 LSP 時，這個條件無法讓您了解供應商的完整面貌。不妨設想一下，如果您僱用的 LSP 雖然能提供令人心動的低廉價格，卻無法保障貴公司的資料安全或產出符合需求的品質成果，貴公司會感到滿意嗎？應該不會。因此如果供應商的價格特別低的話，請找出背後的原因。在評估服務的價值時，也請衡量成本以外的因素。

機器翻譯專業能力

採購部門將越來越需要評估機器翻譯 (MT) 服務，並了解不同供應商服務的差異。

隨著企業努力跟上不斷攀升的本地化需求，MT 的使用也大幅暴增。而 COVID-19 全球疫情的出現，加速了數位轉型的腳步，更提高了創作更多內容與翻譯的需求。

雖然 MT 是深具成本效益的作法，能以超乎企業想像的速度將更多內容本地化，卻仍舊無法完全取代由真實世界的真人所提供的服務。

請留意過度倚賴 MT 可能帶來的風險，並據此評估 LSP 的解決方案。

針對需求客製化並將 MT 和人工翻譯相結合，會是很不錯的作法。諸如 Lionbridge 這類聲譽良好又經驗豐富的 LSP，可以引導您找到絕佳的平衡，能一方面充分善用 MT 節省成本的優點，一方面取得符合各個使用案例所需的品質層級。

如要考慮使用 MT，請調查 LSP 是否能提供業內最佳的 MT 作法，使您能夠根據內容類型及語言組合選擇最合適的引擎。這是最具彈性的部署策略，能提升 MT 品質並降低 MT 成本。

最後，請了解 LSP 是否能用您的資料來訓練機器，這種方式會有助您跨越不同管道展現一致的品牌調性。

經驗老到的 LSP 能協助您打造成功的 MT 策略，敏捷地因應日新月異的新科技。

資料安全性與隱私

探索您未來的 LSP 合作夥伴是否能保障貴公司資料與機密的安全。在撰寫 RFP 時，您一開始可能不會想到資料安全性和隱私這方面的問題，但請絕對不要忽略這些因素。如果您的 LSP 合作夥伴不慎洩漏資料或無法遵守隱私法規行事，就可能會為貴公司帶來嚴重的後果。

一般的標準作法是簽訂保密合約 (NDA)。請深入探究與調查 LSP 會採取哪些措施來避免資料遭網路罪犯攻擊，以及他們會如何確保隱私安全。

不妨問以下的問題：

• 我們公司的資料在傳輸或儲存時都會加密處理嗎？
• LSP 是否設有具書面記錄、通過審核並充分溝通的安全性政策？
• LSP 有哪些安全認證？
• LSP 設有什麼樣的機制，以便依照法規將資訊從歐盟傳輸至第三國 (例如美國)？
• LSP 是否有隱私權保護方案？
• LSP 的組織內是否設有資料保護長 (DPO) 或類似的職位？

從這些問題的答案，便可看出 LSP 是否致力實施資料保護與隱私措施，進而有助您判斷與該供應商合作的意願高低。

企業社會責任

貴公司重視企業社會責任 (CSR) 嗎？如果是的話，LSP 是否會採取任何行動來增進社會福祉？

採購部門越來越常要求 LSP 提供資訊，說明他們對促進多元、平等與包容 (DEI) 所投入的心力，並透過例如 EcoVadis 評級等第三方管道了解其永續經營措施。

在 Lionbridge，我們的 DEI 與永續經營策略便充分展現了我們的決心，致力在所有業務層面以及營運上實踐我們的核心價值。我們亦會盡全力成為企業的首選合作夥伴，積極協助他們達成在社會、環境與治理上的目標。

隨著企業日漸採取更多行動，致力成為優秀的企業公民，LSP 的重要性也與日遽增，因為我們能協助他們向組織內部以及外部傳播訊息，讓更多人知曉他們的努力。

歡迎了解 Lionbridge 如何協助我們其中兩個客戶，將其永續報告書翻譯至多種全球語言。這類溝通非常重要，能在企業戮力「做對的事」的同時，透過溝通與全球客戶建立更穩固的關係並成功爭取到投資。

選擇 Lionbridge 協助您完成 RFP 流程並滿足您本地化需求的理由

Lionbridge 是深受全球一些知名大品牌信賴的合作夥伴。

Lionbridge 提供翻譯與本地化服務已超過 25 年，具備深厚的專業能力，能協助您進行 RFP 探索階段、深入了解貴公司各個部門面臨的挑戰，並根據調查結果撰寫 RFP，進而找到最合適的 LSP 合作夥伴。

我們之所以能穩健維持大幅成長，最主要的原因是我們能夠深入鑽研技術進展並充分發揮其效益。舉例來說，我們採用 AI 技術的本地化平台 Lionbridge Laⁱnguage Cloud™，便能將內容歷程加以自動化，使客戶能以更快的速度、更優異的品質，將更多內容本地化到遠多於以往的語言。此外，我們還有市面上最悠久的主流引擎品質評估工具：機器翻譯追蹤工具。對於打算發展 MT 策略以節省更多成本的企業來說，我們豐富且深厚的知識會是他們最實用的資源。

我們已做好準備，能協助貴公司實作最新技術以降低本地化成本、解決安全性與隱私方面的問題，並以 CSR 為優先要務，增進未來世代的福祉。

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若想深入了解 Lionbridge 如何協助您研擬有效的 RFP 策略以評估 LSP，或需要專業的語言服務，歡迎立即與我們聯絡。