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评估语言服务提供商:采购部门如何高效完成 RFP 流程并找到理想的合作伙伴

提早从值得信赖的语言服务提供商处寻求意见,从而设定有效的 RFP 评估标准并以划算的价格满足贵公司的要求

对于任何人来说,选择语言服务提供商 (LSP) 都并非易事;而采购专业人员往往缺乏本地化专业知识,选择合适的供应商更是难上加难。

我们的本地化服务买方指南列出了 10 个步骤,可以帮助您建立理想的合作关系。您可以凭此开启选择流程。采购部门负责撰写切实有效的方案征询书 (RFP),并需要在评估 LSP 时遵循其中的详细步骤。

完成 RFP 流程是评估本地化供应商的重要一环,但人们很容易低估它的复杂性。在制定评估标准时,采购部门必须多下功夫、思虑周全,才能建立成功的伙伴关系。但评估 LSP 供应商其实有捷径可循。

想要简化 RFP 的制定流程吗?想要为全球雇员选出理想的 LSP 吗?以下建议将帮助您达成这些目标。

采购语言服务时,人们通常会在什么情况下发起 RFP 流程?

采购专业人员通常会在需要降低成本或选择更加优质的供应商时发起 RFP 流程。

RFP 能够帮助公司减少合作供应商的数量,节约成本。公司并购后,采购部门往往会整合供应商。或者,当某部门对现有供应商心怀不满,希望获得能够提供更出色服务的新合作伙伴时,采购专业人员可能会发出 RFP。

无论如何,实施语言服务既是一门科学,也是一门艺术。本地化是一个精妙复杂的领域。对于某些语言,本地化翻译人员需要在翻译时付出更多心力,同时还要处理好文化差异。正因如此,人们难以评估供应商能否交付优质译文。

采购专业人员必须发现趋势并高效地确定自己的业务需求,从而制定出一份良好的 RFP,准确评估供应商的能力。

 

如何制定一份切实有效的 RFP 呢?

制定 RFP 听上去令人望而却步,但如果能获得专业帮助,您尽可以释下重负。像 Lionbridge 这样的 LSP 会在 RFP 流程早期提供专业建议。这些 LSP 会利用丰富的经验帮助您进行调查,从而确定业务难点、评估内部需求,还能够帮助您确定适用于所有部门当地需求的理想服务。

采购部门即便有可能了解每个部门的需求并据此从所有本地化服务方案中进行选择,那也是非常困难。但经验丰富的 LSP 会运用专业知识轻松攻克这些难题。

LSP 可以帮助评估法律、人力资源或营销部门的具体需求,并帮助确定产品团队的需求,从而决定如何提供最佳的语言服务,包括营销内容的本地化、支持合规性工作的本地化、视频和音频的本地化或实时口译(包括电话口译)以及其他服务。

LSP 将帮助您确定 RFP 需要包含的内容,使您能够比较和辨别候选 LSP 的差异。

Vertical line segments overlaying skyscrapers at night

我的 RFP 中应该包含哪些评估标准?

RFP 没有固定的模板。由于要提出的问题与企业目标的关联性较强,因此本文无法一一列举。

不过,您不妨将下列评估标准纳入供应商评估 RFP:以较低成本交付高质量工作的能力、MT 专业知识、数据安全和隐私政策以及企业社会责任 (CSR) 贡献。

性价比

性价比是采购部门进行评估的关键标准。采购部门通常能以超低成本购买到服务。但这并非评估 LSP 的唯一要素。试想,如果一家 LSP 提供的服务价格诱人,但无法保证贵公司数据的安全,或者无法提供所需的译文质量,贵公司会满意吗?当然不会。如果一家供应商的服务定价远低于同行,您就要考虑一下其中的原因了,并在评估服务价值时留意成本以外的其他方面。

机器翻译专业知识

采购部门越来越需要评估机器翻译 (MT) 服务水平,并判断不同供应商服务的质量。

各公司正努力满足不断增长的本地化需求,因此,MT 的使用率也呈爆炸式增长。新冠肺炎疫情加速了数字化转型,公司愈发需要创作更多内容并进行翻译。

尽管 MT 具有很高的成本效益,让公司能够对海量内容进行本地化,但它无法完全取代人工翻译。

过度依赖 MT 可能会招致风险,应对此保持谨慎,并相应地评估 LSP 的解决方案。

好的方案往往包含定制服务,并且能够将 MT 和人工翻译结合起来。一些信誉良好且经验丰富的 LSP,如 Lionbridge,可以指导您找到适当的平衡点,既能够充分利用 MT 实现成本节约,又能根据每个项目的质量要求提供合适译文。

如果考虑使用 MT,您需要了解该 LSP 是否能够提供优选 MT 方案,让您能够根据内容类型和语言对选择理想引擎。这种 MT 部署策略非常灵活,不仅能够提高质量,还可以降低成本。

最后,了解该 LSP 是否可以使用您的数据训练机器,这将帮助您在各个渠道呈现一致的品牌形象。

经验丰富的 LSP 能够带您及时接触新技术,帮助您制定迈向成功的 MT 策略。

数据安全和隐私

了解候选 LSP 合作伙伴将如何保护贵公司的数据和机密。在制定 RFP 时,您可能不会首先想到数据安全隐私,但请不要忽略这两个因素。如果您的 LSP 合作伙伴泄露数据或未能遵守隐私法,则可能会给贵公司带来灾难性后果。

常规做法是签订一份保密协议 (NDA)。建议您深入研究和调查 LSP 为保护数据免受网络犯罪分子侵害以及保护隐私所采取的措施。

可考虑以下问题:

  • 我公司的数据在传输和存储时是否会加密?
  • 该 LSP 是否拥有经批准后公布的书面化安全政策?
  • 该 LSP 获得了哪些安全认证?
  • 该 LSP 将采用哪种机制来合法地将信息从欧盟转移至第三国(如美国)?
  • 该 LSP 具有隐私保护计划吗?
  • 该 LSP 企业内是否设有数据保护官 (DPO) 或类似职位?

对这些问题的回答可以佐证该 LSP 是否重视保护数据和隐私,也可以帮助您决定是否要与该供应商合作。

企业社会责任

贵公司重视企业社会责任 (CSR) 吗?如果重视,那么该 LSP 有为推进社会福祉发展做出贡献吗?

越来越多的采购部门要求 LSP 通过第三方渠道(如 EcoVadis 评级)提供企业社会责任方面的信息,例如促进多元化、公平性和包容性 (DEI) 和可持续发展计划行动的信息。

Lionbridge 的 DEI 和可持续发展战略是一个窗口,展现出我们所信奉的核心价值观以及我们将其落实到业务各个方面的决心。各企业寻求肯帮助自己实现社会、环境和治理目标的合作伙伴,而我们致力于成为这样的提供商。

越来越多的公司采取措施,努力成为优秀的企业公民,而 LSP 在帮助各公司向组织内外传播相关信息方面发挥了重要作用。

了解 Lionbridge 如何将两位客户的可持续发展报告翻译成多种语言。此类宣传至关重要,它可以帮助行正义之举的企业与全球客户建立更牢固的联系并获得投资。

Swirls and circles illuminate a black background

为什么需要 Lionbridge 来帮助您完成 RFP 流程并满足您的本地化需求?

在全球,有许多大品牌将 Lionbridge 视作值得信赖的本地化合作伙伴。

我们在翻译与本地化服务领域已有 25 年以上的经验,拥有深厚的专业知识,能够帮助您更好地了解公司每个部门的痛点,从而明确公司需求,撰写出相应的 RFP,并最终选出合适的 LSP 合作伙伴。

我们充分利用科技进步的力量并致力于成为前沿技术方面的专家,这使我们拥有持久的生命力,能够实现大规模发展。例如,我们开发了人工智能 (AI) 驱动的本地化平台 Lionbridge Lainguage Cloud™,它能够实现内容处理流程自动化,为我们的客户更快更好地将更多内容翻译成更多语言版本。我们还有 Machine Translation Tracker,能够长期衡量主流引擎的质量。如果公司希望制定一项有助于节约成本的 MT 战略,我们能够提供知识渊博的资源。

我们随时准备帮助贵公司实施新技术,让您能够降低本地化成本、解决安全和隐私问题并通过更好地履行企业社会责任造福子孙后代。

 

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如需详细了解 Lionbridge 如何帮助您制定卓有成效的 RFP 来评估 LSP 或需要专业的语言服务,请立即联系我们

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作者和/或贡献者
Olivier Onfray 和 Janette Mandell
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