Evaluierung von Sprachdienstleistern: Wie das Beschaffungswesen den RFP-Prozess effektiv managen und den am besten geeigneten Partner finden kann

Die Auswahl des richtigen Sprachdienstleisters (Language Service Provider, LSP) ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Für Beschaffungsexperten kann es sogar noch schwieriger sein, den richtigen Anbieter auszuwählen; vor allem, wenn sie nicht über die nötige Erfahrung im Bereich der Lokalisierung verfügen, was häufig der Fall ist.

In unserem Ratgeber zur Lokalisierung werden 10 Schritte zur perfekten Zusammenarbeit beschrieben, welche als hervorragende Ausgangsbasis dienen können. Das Beschaffungswesen muss bei der Evaluierung von LSPs einen großen Wert auf die Details legen; schließlich ist es für die Erstellung effizienter Ausschreibungen (Request for Proposal, RFP) direkt verantwortlich.

Die Komplexität des Ausschreibungsprozesses für Lokalisierungsanbieter wird leicht unterschätzt. Der Aufwand ist enorm und es müssen viele Faktoren bei der Auswahl der Bewertungskriterien berücksichtigt werden. Nur so kann es am Ende auch zu einer erfolgreichen Partnerschaft kommen. Aber dieser Prozess muss nicht zwangsläufig so anstrengend und kompliziert sein, wie es sich zuerst anhört.

Wenn Sie das Erstellen von Ausschreibungen vereinfachen und sicherstellen möchten, dass Sie immer den am besten geeigneten LSP für Ihr Unternehmen auswählen, dann lesen Sie einfach weiter.

Wann kommen Ausschreibungen für Sprachdienstleistungen am häufigsten zum Einsatz?

Beschaffungsexperten leiten häufig eine Ausschreibung ein, wenn es darum geht, Kosten zu senken oder einen qualifizierteren Anbieter zu finden.

Ein RFP kann einem Unternehmen helfen, die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren, was wiederum zu Kosteneinsparungen führen kann. Die Beschaffungsabteilung konsolidiert häufig Lieferanten nach Fusionen und Übernahmen. Alternativ können Beschaffungsprofis eine Ausschreibung dann durchführen, wenn eine Abteilung mit dem bestehenden Anbieter nicht mehr zufrieden ist und einen neuen Partner sucht, der einen besseren Service bieten kann.

In jedem Fall ist das Gebiet der Sprachdienstleistungen sowohl Kunst als auch Wissenschaft für sich. Es ist komplex: Die Unterschiede zwischen den Sprachen können zu zahlreichen Herausforderungen führen. Übersetzer müssen außerdem die vielen kulturellen Unterschiede in ihrer Arbeit berücksichtigen. Diese Faktoren machen es schwierig, Anbieter nach ihren Fähigkeiten zu beurteilen. Das Ergebnis sollen schließlich qualitativ hochwertige und konsistente Übersetzungen sein.

Beschaffungsexperten müssen Trends erkennen und die Bedürfnisse ihres Unternehmens genau bestimmen, um eine gute Ausschreibung zu verfassen und die Fähigkeiten der Anbieter präzise zu bewerten.

Wie sieht eine effektive Ausschreibung aus?

Das Verfassen von RFPs mag entmutigend erscheinen, aber Sie können es sich einfacher machen, indem Sie sich Unterstützung holen. Einige LSPs – wie etwa Lionbridge – bieten bereits zu Beginn der Zusammenarbeit fachkundige Beratung an. Sie nutzen ihre umfassende Erfahrung, um Ihnen bei der Durchführung von Umfragen zu helfen, geschäftliche Herausforderungen zu identifizieren und interne Anforderungen zu bewerten. Außerdem helfen sie Ihnen dabei, die Services zu ermitteln, die am besten geeignet sind, um die lokalen Anforderungen aller Abteilungen zu erfüllen.

Für die Beschaffungsabteilung allein wäre es schwierig bis unmöglich, Einblick in die Bedürfnisse aller Abteilungen zu erhalten und diese mit allen möglichen Lokalisierungsdiensten abzugleichen. Ein erfahrener LSP verfügt jedoch über das nötige Fachwissen, um genau das zu tun.

Der LSP kann dabei helfen, die spezifischen Anforderungen der Rechts-, Personal- oder Marketingabteilungen zu ermitteln und die Bedürfnisse der Produktteams zu identifizieren, um zu bestimmen, wie Sprachdienstleistungen am besten ausgeführt werden können. Diese Dienstleistungen können unter anderem die Lokalisierung von Marketinginhalten, Compliance-Regularien, Video- und Audiodateien sowie das Dolmetschen in Echtzeit und am Telefon umfassen.

Der Sprachdienstleister hilft Ihnen dabei, herauszufinden, was in die Ausschreibung aufgenommen werden sollte, damit Sie die Unterschiede zwischen den in Frage kommenden Sprachdienstleistern vergleichen und erkennen können.

Welche Bewertungskriterien sollte ich im RFP aufnehmen?

Bei der Erstellung von Ausschreibungen gibt es keine Standardmethode. Es würde auch den Rahmen dieses Artikels sprengen, alle Elemente aufzuführen, da der Fragebogen sehr spezifisch auf die Ziele eines Unternehmens zugeschnitten sein wird.

Sie sollten jedoch erwägen, bei der Bewertung der Anbieter die folgenden Bewertungskriterien in Ihrer Ausschreibung zu berücksichtigen: Die Fähigkeit, qualitativ hochwertige Arbeit auf kosteneffiziente Weise zu liefern; Fachwissen bzgl. maschineller Übersetzungen; Datensicherheit und Datenschutzrichtlinien; sowie Bemühungen im Bereich der sozialen Verantwortung von Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR).

Mehrwert

Mehrwert und Kosteneinsparungen sind wichtige Kriterien, die von den Beschaffungsabteilungen geprüft werden müssen. Beschaffungsabteilungen achten routinemäßig auf die Gesamtkosten von Dienstleistungen. Doch dieser Maßstab liefert kein vollständiges Bild, wenn es um die Bewertung eines LSP geht. Stellen Sie sich vor, Sie würden die Dienste eines Anbieters in Anspruch nehmen, der zwar attraktive Preise anbietet, aber die Daten Ihres Unternehmens nicht sicher aufbewahren oder das richtige Qualitätsniveau nicht liefern kann. Wäre Ihr Unternehmen damit wirklich zufrieden? Wohl kaum. Wenn ein Anbieter deutlich billiger ist als die anderen, sollten Sie herausfinden, warum. Es ist also ratsam, nicht nur auf die Kosten zu schauen, wenn Sie den Wert einer Dienstleistungen beurteilen.

Kompetenz in maschineller Übersetzung

Beschaffungsabteilungen müssen in zunehmendem Maße maschinelle Übersetzungsdienste bewerten und die Unterschiede zwischen den Angeboten der Anbieter verstehen.

Der Einsatz von maschineller Übersetzung (Machine Translation, MT) nimmt explosionsartig zu, da die Unternehmen versuchen, mit der ständig steigenden Nachfrage nach Übersetzungen Schritt zu halten. Die COVID-19-Pandemie hat die digitale Transformation beschleunigt, was den Bedarf an der Erstellung von mehr Inhalten und Übersetzungen erhöht hat.

Und obwohl die maschinelle Übersetzung zwar äußerst kosteneffizient ist und Unternehmen ermöglicht, mehr Inhalte als je zuvor zu übersetzen, wird sie die von Menschen erbrachten Dienstleistungen nicht vollständig ersetzen.

Seien Sie sich auch der Risiken bewusst, die mit einem übermäßigen Einsatz dieser Art von Übersetzung verbunden sind, und bewerten Sie die Lösung des Sprachdienstleisters entsprechend.

Ein guter Ansatz bietet Anpassungsmöglichkeiten und besteht aus einer Kombination von maschineller und menschlicher Übersetzung. Ein seriöser und erfahrener Übersetzungsdienstleister wie Lionbridge kann Sie dabei unterstützen, das richtige Gleichgewicht zu finden, um die mit der maschinellen Übersetzung verbundenen Kosteneinsparungen voll auszuschöpfen und gleichzeitig das für den jeweiligen Anwendungsfall richtige Qualitätsniveau zu erreichen.

Wenn Sie maschinelle Übersetzungen in Betracht ziehen, sollten Sie prüfen, ob der LSP einen Ansatz mit branchenführender MT anbietet, der es Ihnen ermöglicht, die beste Engine auf der Grundlage des Inhaltstyps und des Sprachenpaars auszuwählen. Dies ist die mit Abstand flexibelste Einsatzstrategie, welche die Qualität optimiert und die Kosten minimiert.

Schließlich sollten Sie zudem herausfinden, ob der Sprachdienstleister in der Lage ist, MT-Modelle anhand Ihrer Daten zu trainieren, damit Sie über alle Kanäle hinweg eine einheitliche Markensprache erreichen.

Ein erfahrener Sprachdienstleister ermöglicht es Ihnen, flexibel und reaktionsschnell auf neue Technologien zu reagieren, und unterstützt Sie bei der Entwicklung einer erfolgreichen MT-Strategie.

Datensicherheit und Datenschutz

Wonach Sie sich auf jeden Fall erkundigen sollten: wie Ihr potenzieller LSP-Partner die Daten und die Vertraulichkeit Ihres Unternehmens schützen wird. Auch wenn Sie beim Verfassen Ihrer Ausschreibung vielleicht zunächst nicht an Datensicherheit und Datenschutz denken, sollten Sie diese Faktoren niemals vernachlässigen. Wenn es bei Ihrem Partner zu einer Datenpanne kommt oder er sich nicht an die Datenschutzgesetze hält, könnte das für Ihr Unternehmen verheerende Folgen haben.

Es ist Standard, eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-disclosure Agreement, NDA) abzuschließen. Gehen Sie näher darauf ein und untersuchen Sie, welche Maßnahmen der LSP ergreift, um Daten vor Cyber-Kriminellen zu schützen und wie er den Datenschutz gewährleistet.

Stellen Sie die folgenden Fragen:

• Werden die Daten meines Unternehmens bei der Übertragung und Verwahrung verschlüsselt?
• Verfügt der LSP über eine dokumentierte, genehmigte und kommunizierte Sicherheitsrichtlinie?
• Über welche Sicherheitszertifizierungen verfügt er?
• Welche Mechanismen sind in Kraft, um Daten rechtmäßig aus der EU in ein Drittland (z. B. die USA) zu übertragen?
• Gibt es ein Datenschutzprogramm?
• Verfügt der LSP über Datenschutzbeauftragte oder eine ähnliche Position innerhalb der Organisation?

Die Antworten darauf werden zeigen, ob sich der LSP dem Datenschutz verpflichtet fühlt, und helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie mit diesem Anbieter zusammenarbeiten möchten.

Soziale Verantwortung des Unternehmens

Legt Ihr Unternehmen Wert auf soziale Verantwortung (CSR)? Wenn ja, sollte dann nicht auch der LSP Maßnahmen zur Förderung des sozialen Wohlergehens ergreifen?

Beschaffungsabteilungen bitten LSPs zunehmend darum, Informationen über ihre Bemühungen zur Förderung von Diversität, Gleichheit und Inklusion (Diversity, Equity und Inclusion, DEI) und Nachhaltigkeitsinitiativen über Drittanbieterkanäle, wie z. B. ein EcoVadis-Rating, bereitzustellen.

Bei Lionbridge sind unsere Ansätze und Strategien zum Wohle von DEI und Nachhaltigkeit Ausdruck unseres Engagements, unsere Grundwerte in allen Aspekten unseres Geschäfts zu leben und umzusetzen. Wir wollen der bevorzugte Partner für Unternehmen sein, wenn es darum geht, gemeinsam ihre sozialen, ökologischen und Governance-Ziele zu erreichen.

Da Unternehmen zunehmend Maßnahmen ergreifen, um sich als „Good Corporate Citizen” (also als verantwortungsvolle Mitglieder der Gesellschaft) zu verhalten, spielen LSPs eine wichtige Rolle bei der Verbreitung von Informationen über diese Bemühungen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

Lesen Sie zu diesem Thema auch, wie Lionbridge für zwei seiner Kunden Nachhaltigkeitsberichte in mehrere globale Sprachen übersetzt hat. Diese Art der Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, da sie Unternehmen dabei helfen kann, stärkere Verbindungen zu ihren Kunden weltweit aufzubauen, Investitionen zu sichern und dabei der Welt etwas Gutes zu tun.

Warum sollten Sie sich in Sachen RFP auf Lionbridge verlassen?

Einige der größten Marken der Welt verlassen sich auf Lionbridge als ihren zuverlässigen Übersetzungspartner.

Da wir seit über 25 Jahren Übersetzungs- und Lokalisierungsservices anbieten, verfügen wir über das nötige Fachwissen, um Sie in der RFP-Ermittlungsphase zu unterstützen und Ihnen ein besseres Verständnis für die Herausforderungen Ihres Unternehmens in den einzelnen Abteilungen zu vermitteln. Mit unserer Hilfe können Sie Ihre Ausschreibungen individuell anpassen und so letztendlich den perfekten LSP-Partner für Ihre Bedürfnisse finden.

Unsere Ausdauer und unser großes Wachstum verdanken wir unserer Expertise für technologische Fortschritte und der Fähigkeit, diese richtig zu nutzen. Unsere KI-gestützte Lokalisierungsplattform, die Lionbridge Laⁱnguage Cloud™, automatisiert beispielsweise die Content Journey, sodass unsere Kunden mehr, besser, schneller und in noch mehr Sprachen übersetzen können. Wir verfügen außerdem über den am längsten bestehenden Machine Translation Tracker, der die Qualität der wichtigsten Engines misst. Wir bieten sachkundige Ressourcen und Hilfsmittel für Unternehmen, die eine MT-Strategie entwickeln möchten, um Kosteneinsparungen zu erreichen.

Wir sind bereit, Ihr Unternehmen bei der Implementierung der neuesten Technologien zu unterstützen. So können Sie Lokalisierungskosten senken – bei gleichzeitiger Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und CSR-Maßnahmen zum Wohlergehen künftiger Generationen.

Sprechen Sie uns an!

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lionbridge Sie bei der Entwicklung einer effektiven Ausschreibung zur Bewertung von Sprachdienstleistern unterstützen kann, oder wenn Sie fachkundige Sprachdienstleistungen benötigen, dann kontaktieren Sie uns noch heute.