Bedöma språktjänstleverantörer: Så kan inköpsansvariga effektivt hantera anbudsförfaranden för att hitta den perfekta partnern

Det är komplicerat för alla köpare att välja rätt språktjänstleverantör (LSP). Men det kan vara ännu svårare för inköpsansvariga att välja rätt leverantör, i synnerhet om de saknar lokaliseringserfarenhet – vilket ofta är fallet.

I vår köpguide för lokaliseringstjänster definieras tio steg för att hitta den perfekta partnern. Det är en bra utgångspunkt när du inleder processen. Det är viktigt att inköpsavdelningen bedömer språktjänstleverantörer noggrant, eftersom de ansvarar för att ta fram en väl fungerande anbudsinfordran (RFP).

Det är lätt att underskatta hur komplicerat det är att hantera anbudsprocessen för lokaliseringsleverantörer. Inköpsavdelningar måste lägga ner mycket arbete och ta hänsyn till en rad faktorer när de tar fram de bedömningskriterier som ska leda till ett framgångsrikt samarbete. Men processen för att bedöma språktjänstleverantörer behöver inte vara så krånglig.

Vill du förenkla din anbudsprocess? Vill du se till att du väljer den mest lämpliga språktjänstleverantören för dina medarbetare världen över? Läs vidare för att ta del av våra tips på hur du uppnår de här målen.

När används vanligtvis anbud på språktjänster?

Inköpsansvariga inleder ofta en anbudsprocess för att sänka kostnaderna eller för att hitta en mer kvalificerad leverantör.

Anbud kan hjälpa ett företag att minska antalet leverantörskontakter, vilket kan leda till kostnadsbesparingar. Inköpsavdelningen konsoliderar ofta sina leverantörer efter sammanslagningar och förvärv. Det händer också att inköpsansvariga skickar ut en anbudsinfordran om avdelningen inte längre är nöjd med sin befintliga leverantör och vill hitta en ny partner som kan erbjuda bättre service.

Hur det än ligger till är leveransen av språktjänster både en vetenskap och en konst. Lokalisering är en komplex fråga. Översättare behöver lägga ner mer tid på att översätta vissa språk än andra och måste också ta hänsyn till kulturella skillnader. De här faktorerna gör det svårt att bedöma en leverantörs förmåga att leverera förstklassiga projekt.

Inköpsansvariga behöver identifiera trender och tydligt definiera företagets behov för att kunna formulera en bra anbudsinfordran och korrekt bedöma leverantörens förmåga.

Hur skriver jag en effektiv anbudsinfordran?

Det kan verka som en krävande process att skriva en anbudsinfordran, men du kan underlätta arbetet med en hjälpande hand. Vissa språktjänstleverantörer, som Lionbridge, erbjuder expertrådgivning tidigt i processen. De använder sin långa erfarenhet för att hjälpa dig att genomföra undersökningar som identifierar utmaningar för företaget, analyserar interna behov och stöder dig i valet av tjänster som bäst kan tillgodose kraven hos alla dina avdelningar.

Det skulle vara svårt – om inte omöjligt – för inköpsavdelningen att samla insikter om behoven på varje avdelning och jämföra dessa behov med alla tänkbara lokaliseringstjänster. En erfaren språktjänstleverantör har kompetensen att sköta detta.

LSP:n kan hjälpa dig att analysera de specifika behoven på juridik-, HR- och marknadsföringsavdelningarna och identifiera behoven hos olika produktteam för att fastställa hur ni kan använda språktjänster på bästa sätt. Tjänsterna kan till exempel vara lokalisering av marknadsföringsinnehåll, lokalisering för att uppnå regelefterlevnad och lokalisering av video och ljud, eller tolkning i realtid – exempelvis telefontolkning – med flera tjänster.

Språktjänstleverantören hjälper dig att ta reda på vad som bör ingå i anbudsinfordran så att du enklare kan jämföra och se skillnader mellan de LSP:er som du överväger.

Vilka bedömningskriterier bör ingå i min anbudsinfordran?

Det finns ingen standardmall för hur man skriver en anbudsinfordran. Det vore omöjligt att gå igenom samtliga aspekter i den här texten, eftersom frågeformuläret oundvikligen är ytterst specifikt utifrån företagets mål.

Det kan dock vara en god idé att ta med följande bedömningskriterier i din anbudsinfordran: förmåga att leverera förstklassiga resultat på ett kostnadseffektivt sätt, MT-kompetens, datasäkerhet och sekretesspolicyer samt arbete med företagets sociala ansvar (CSR).

Värde

Värde och kostnadsbesparingar är viktiga kriterier att undersöka för inköpsavdelningar. Inköpsavdelningar håller alltid ett vakande öga på den faktiska kostnaden för tjänster. Men det här måttet ger inte hela svaret vid bedömning av en LSP. Föreställ dig att du köper in tjänster av en språktjänstleverantör som erbjuder tilltalande priser, men som inte kan skydda företagets data eller leverera tillräckligt hög kvalitet. Tror du att alla på ditt företag blir nöjda? Troligen inte. Om en leverantör är avsevärt billigare än de andra, ta reda på varför. Och se bortom kostnaderna när du bedömer värdet av tjänsterna.

Kompetens inom maskinöversättning

Det blir allt vanligare att inköpsavdelningar även ska bedöma maskinöversättningstjänster och förstå skillnaderna mellan olika leverantörers erbjudanden.

Användningen av MT fullkomligt exploderar när företagen försöker hålla jämna steg med den ständigt ökade efterfrågan på lokalisering. Covid-19-pandemin skyndade på digitaliseringen och förstärkte därmed behovet av att skapa mer innehåll och översättningar.

MT är visserligen en väldigt kostnadseffektiv metod som ger företag möjlighet att lokalisera mer innehåll än de någonsin trott var möjligt, men den kan aldrig helt ersätta de tjänster som utförs av människor.

Var medveten om riskerna med att förlita sig på MT i alltför hög grad och bedöm LSP:ns lösning därefter.

En bra process omfattar anpassning och består av en kombination av MT och manuell översättning. En ansedd och erfaren språktjänstleverantör, som Lionbridge, kan vägleda dig till att hitta rätt balans. På så sätt kan du dra maximal nytta av fördelarna med MT och samtidigt uppnå de kvalitetsnivåer som är lämpliga för varje användningsområde.

När du överväger MT, ta reda på om LSP:n erbjuder en sofistikerad MT-process så att du kan välja den bästa motorn baserat på innehållstyp och språkkombination. Det är den mest flexibla användningsstrategin, eftersom den höjer MT-kvaliteten och sänker MT-kostnaderna.

Slutligen bör du ta reda på om språktjänstleverantören kan träna maskiner med hjälp av dina data, vilket är ett sätt för dig att uppnå en konsekvent varumärkesröst i samtliga kanaler.

En erfaren LSP erbjuder dig möjligheten att snabbt och smidigt reagera på ny teknik för att enklare ta fram en vinnande MT-strategi.

Datasäkerhet och sekretess

Undersök hur din potentiella LSP-partner kan skydda företagets data och konfidentialitet. Datasäkerhet och sekretess är kanske inte det första du tänker på när du skriver din anbudsinfordran, men glöm inte att ta hänsyn till de här faktorerna. Om din LSP-partner drabbas av ett dataintrång eller underlåter att följa sekretesslagar kan det få förödande konsekvenser för ditt företag.

Det är standard att underteckna ett sekretessavtal. Gräv djupare och ta reda på vilka åtgärder språktjänstleverantörer vidtar för att skydda data från cyberbrottslingar och hur de upprätthåller sekretessen.

Ställ följande frågor:

• Krypteras mitt företags data under överföring och i vila?
• Har LSP:n en dokumenterad, godkänd och publicerad säkerhetspolicy?
• Vilka certifieringar har LSP:n när det gäller datasäkerhet?
• Vilken mekanism har LSP:n infört för att lagligt överföra information från EU till tredje land, t.ex. USA?
• Har LSP:n något sekretessprogram?
• Har LSP:n en Data Protection Officer (dataskyddsansvarig) eller liknande befattning inom organisationen?

Svaren kommer att visa om LSP:n arbetar aktivt med dataskydd och sekretess och hjälpa dig att besluta om du vill samarbeta med den leverantören.

Företagets sociala ansvar

Värdesätter ditt företag att andra företag tar socialt ansvar (CSR)? Om svaret är ja, vidtar LSP:n åtgärder för att främja social hälsa?

Det blir allt vanligare att inköpsavdelningar ber LSP:er att tillhandahålla information om sitt arbete för att främja mångfald, jämställdhet och inkludering (DEI) samt hållbarhetsprojekt genom tredjepartskanaler, exempelvis ett EcoVadis-betyg.

På Lionbridge är våra DEI- och hållbarhetsstrategier ett uttryck för vår strävan efter att leva och verka utifrån våra kärnvärden i alla delar av verksamheten. Vi strävar efter att vara en självklar partner för företag som vill hitta en leverantör som gärna hjälper dem att uppfylla sina egna mål inom socialt arbete, miljö och styrning.

I takt med att allt fler företag vidtar åtgärder för att visa upp ansvarsfullt företagande blir LSP:er ett viktigt verktyg för att hjälpa dem att sprida information om sitt arbete – både inom och utanför organisationen.

Läs mer om hur Lionbridge översatte hållbarhetsrapporter till flera globala språk för två av sina kunder. Den här sortens kommunikation är väldigt viktig, eftersom den kan hjälpa företag att knyta närmare band till deras globala kunder och säkra investeringar – samtidigt som de gör det rätta.

Varför bör du förlita dig på Lionbridge när du ska hantera anbudsprocesser och tillgodose dina lokaliseringsbehov?

Några av världens största varumärken förlitar sig på Lionbridge som betrodd lokaliseringspartner.

Vi har tillhandahållit översättnings- och lokaliseringstjänster i över 25 år och har kompetensen som krävs för att stödja arbetet med att ta fram din anbudsinfordran och hjälpa dig att samla insikter om utmaningarna på olika avdelningar i företaget. Sedan kan du skräddarsy din anbudsinfordran därefter och i slutändan välja den perfekta LSP-partnern.

Vi anser att vår förmåga att bli experter på – och dra nytta av – tekniska framsteg är förklaringen till vår varaktiga starka ställning och enorma tillväxt. Till exempel automatiserar vår AI-styrda lokaliseringsplattform, Lionbridge Laⁱnguage Cloud™, hela innehållsresan, så att våra kunder kan lokalisera mer, bättre, snabbare och till ännu fler språk. Och vi har ett bedömningsverktyg för maskinöversättning som har använts under lång tid och mäter resultaten från stora MT-motorer. Vi är en mycket kompetent resurs för företag som vill utveckla en MT-strategi som leder till kostnadsbesparingar.

Vi står redo att hjälpa ditt företag att införa den senaste tekniken för att sänka lokaliseringskostnaderna och samtidigt hantera säkerhet och sekretess samt prioritera ansvarsfullt företagande till gagn för kommande generationer.

Hör av dig

Om du vill veta mer om hur Lionbridge kan hjälpa dig att ta fram en effektiv anbudsinfordran för att bedöma LSP:er, eller om du behöver professionella språktjänster, kontakta oss i dag.