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Data stream superimposed on a city skyline

制作数字化年度报告时应避免的 9 大错误

如何制作切实有效的数字化财务报告?

年度报告关系重大,因为它不仅仅是一份财务报告,还是重塑并完善组织形象的有效途径。年度报告将概述组织的傲人成绩、未来目标、有待提升和发展的领域,当然还包括财务报告。为了在行业中保持竞争力,今年您不妨制作一份数字化年度报告。您可以在数字化年度报告中插入多媒体内容,让报告更加吸引人。借助数字化年度报告的独特设计,您可直接为不同的读者定制专属内容。除此之外,数字化年度报告是对未来的超值投资。因为您可以将数字化年度报告的内容和设计继续用于下一年的报告,也可以将其用在网站、针对一次性项目的简短定制数字化报告、宣传推广和新闻发布计划中。

什么是数字化年度报告?数字化年度报告是年度报告的数字化版本,既可作为小型网站呈现,也可作为企业网站的一部分呈现。与传统的年度报告相比,数字化版本的互动性更强,读者可以下载数据,收听演讲片段,通过超链接导航至各部分等等。数字化版本还可以插入各种多媒体内容,例如视频、动画、图表等。因此,通常来说,数字化年度报告要比普通的年度报告更加吸引读者。

通过规避以下 9 个常犯的错误,您可以提高今年(以及今后每一年)数字化年度报告的影响力和 ROI(投资回报率)。

错误 1:未针对数字化格式创建内容

在创作内容时,应瞄准数字化受众并根据他们的期望准备,而非纸媒受众。Lionbridge 苏黎世办公室的语言卓越经理 Beat Schwarz 表示:“在制作数字化年度报告时,最大的误区就是认为可以沿用传统方法。”贵团队应当创作适合在网站上呈现的内容,并对这样的内容进行整合,而不是制作冗长的 PDF 或纸质文档。(许多公司选择与数字化年度报告领域的专业公司合作,例如 Lionbridge。)事实上,数字化年度报告的制作章法完全不同,通常有以下要点:

  • 制作能与读者互动的财务报告
  • 编写简短的文本块
  • 在适用的情况下,以要点形式列出内容
  • 整合视觉材料 
  • 制作短视频或动画片段
  • 打造用户友好型导航和搜索功能
  • 确保数字化报告可兼容所有设备:移动端、台式机、Apple、Android 等。

“在制作数字化年度报告时,最大的误区就是认为可以沿用传统方法。”

- Manager Beat Schwarz,Lionbridge 苏黎世办公室语言卓越经理

错误 2:数字化年度报告的内容很难读懂和翻译

年度报告固然应该设计新颖、色彩醒目且富有创意,但前提是内容必须晓畅易懂。文字内容应当清晰有条理、有说服力,并对读者有吸引力。可以考虑添加术语表,来辅助读者更好地理解内容。语句应简洁有力,避免晦涩难懂,避免频繁使用“被”字句。 

如需发布多语言版本年度报告,则应撰写便于翻译的内容。这有助于节省成本并缩短交付时间,尤其是当贵团队的年度报告交稿时间紧迫时,更是如此。幸运的是,撰写便于翻译的内容与确保源语言版本易于阅读并不矛盾,二者遵循的是相同的要领。

错误 3:数字化年度报告中的数据难以获取

读者的期待是,相较于 PDF 或纸质版报告,数字化年度报告应该更便于获取数据。因此,您应该让读者能轻松下载数据。您还可以创建读者可以与之互动的图片和图表。您还需要呈现用户友好型界面,借此,读者可忽略对自己无用的数据,专注于寻找目标数据。此功能便于用户更好地使用您的数字化年度报告,并更全面地了解您的财务报告。 

A graph juxtaposed with a cityscape

错误 4:数字化年度报告中未提供定制的路径或信息

与阅读纸质或 PDF 版报告不同,读者在浏览数字化报告时通常不会通篇阅读。读者希望可以选择只浏览自己感兴趣的内容。要满足不同群体(包括客户、供应商、董事会成员、投资者、员工等)的上述期望,您需要为他们定制特定路径,在这些路径中呈现他们希望看到的信息和材料,同时还要让读者可以轻松选择路径。仔细思考这些群体想了解的内容以及您想向他们传达的信息。除了设置专用路径外,材料易于浏览同样至关重要。您需要合理使用主标题和副标题、项目符号列表以及标注框,还应避免重复展示内容。 

错误 5:数字化年度报告使用的术语不统一

有时,当多名团队成员或多个部门(如宣传团队、会计团队等)一起撰写报告的时候,会出现复杂财务术语和名称等关键术语不一致的情况。您可以通过创建术语表来避免此类错误,术语表包含术语和名称的规范用法和定义,以及大小写规则。将这份术语表分享给参与编写报告的所有人。其中一些术语可以发布在报告中,以便读者参考。(建议删减一些不必要的术语)。如需翻译报告,术语表还有益于译员改善最终译文的质量。 

规定企业语言对制作数字化年度报告非常重要,也有利于其他的内外部沟通项目顺利进行。建议您与整个公司共享关于企业语言的资源,并鼓励或要求将这种语言运用于日常工作中。这种运用企业语言的做法不单单可以在撰写年度报告期间发挥作用,还能让贵公司每时每刻都从中受益。 

错误 6:语法和风格不一致

如前所述,当多个团队或部门撰写一份年度报告时,通常会在语法和风格方面出现诸多不一致。例如,某章节在“和”和“或”前都使用了逗号,而另一章节则没有这样。某章节在出现英文词时将首字母大写,而另一章节则用小写。有些章节的设计色彩与公司代表色一致,而其他章节则不然。即使这些不一致并非错误,但也会削弱公司的可信度。年度报告代表着组织及其成绩,因此包括语法和风格在内的方方面面都应力臻完美。 

您可以制定风格指南并分享给每位报告编写人,确保全文风格一致。最后,还应有团队(或专人)负责根据风格指南的规则审查报告。最终版本的各章节应呈现统一的外观,文本遵循一致的语法和风格规则。 

根据风格指南执行审查流程也将有助于后续翻译。组织如需翻译报告,应向译员分享其风格指南。风格指南可以解答译员在语法、拼写、标题译法等方面的问题,还有助于加快翻译速度,从而降低翻译成本。风格指南值得您投资,因为未来数年内的每份新的年度报告都可以参考这份指南。除此之外,组织还可以使用该风格指南撰写博客、网站或其他企业沟通渠道内容。 

错误7:致股东信平淡无奇 

大多数企业深知数字化年度报告中的财务报告需要准确,并且风格一致没有差错。但人们有时会忽视,此类报告,尤其是首席执行官的致股东信,还应包括代表公司的独特观点。如果许多部门和团队成员一起审阅报告,很容易会导致致股东信等关键章节失去辨识度。但如果此章节能传递出 CEO 的个性和视角,就更具说服力,更能给人留下深刻印象。 

Traffic against a digitized graph

错误8:未解答基本问题

数字化年度报告中包含多少多媒体内容、致信或财务报告并不重要,如果未能满足最基本的报告要求,那么这份报告不仅毫无价值,还会浪费时间和资源。年度报告应明确回答以下几个问题:

  • 组织为何而存在? 
  • 目标是什么(总目标、过去和未来几年的目标)?
  • 为实现这些目标制定了哪些策略?
  • 组织如何营收或融资?

回答上述问题无需(也不应该)泄露商业机密,但必须详略得当并具有说服力。您能否妥善回答上述基本问题,决定了股东、投资者、供应商、财经记者、职员和客户/顾客对于贵组织的信任程度。 

错误 9:忽视审查和评估数字化年度报告的效果

为数字化年度报告投入大量资源和人力后,评估其有效性至关重要。由于报告采用数字化格式,您可以追踪下载量、制作读者浏览或跳过部分的热图,并比较贵组织与其他组织年度报告的统计数据。还可以采用传统方式获取反馈:您可在年度报告结尾、下载报告的登录页位置添加留言区或评论区,或直接提供电子邮箱,供读者写信反馈。务必适时查看体现报告效果的全部数据。据此召开会议,记录信息,并为完善后续报告制定计划。这些反馈可以影响数字化年度报告和其他报告项目的流程。对报告进行优劣评估,其价值意义将持续数年,影响深远。 

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希望我们协助制作数字化年度报告吗? 需要我们提供翻译服务来让您的报告触及全球受众吗? Lionbridge 愿助您一臂之力。立即联系我们,详细了解 Lionbridge 的财务报告撰写、翻译和数字化服务。  

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