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SPRACHE AUSWÄHLEN:

Clinical trials researchers making observations

Lehren aus der EU-Verordnung zu klinischen Prüfungen:

Best Practices und Tipps für sprachliche Anforderungen

Im Februar 2023 ist die EU-Verordnung Nr. 536/2014 zu klinischen Prüfungen (Clinical Trials Regulation, CTR) ein ganzes Jahr lang in Kraft und hebt die EU-Richtlinie 2001/20/EG über die Anwendung der guten klinischen Praxis auf. Das Life-Sciences-Team von Lionbridge zieht Bilanz über das erste Jahr der Bereitstellung von Übersetzungsdiensten für Kunden, die von dieser neuen EU-Verordnung zu klinischen Studien betroffen sind. In diesem Blogbeitrag berichten wir über unsere Beobachtungen und erläutern Best Practices zur Unterstützung von Kunden bei der Einreichung von Anträgen für klinische Studien im Rahmen der CTR.

Hintergrund zur neuen EU-Verordnung zu klinischen Prüfungen

Die EU-Verordnung Nr. 536/2014 zu klinischen Prüfungen trat am 31. Januar 2022 in Kraft. Sie vereinfacht die Einreichung, Bewertung und Überwachung von klinischen Prüfungen, die sowohl in der Europäischen Union als auch in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR) durchgeführt werden. Die Umsetzung wird durch ein Informationssystem für klinische Prüfungen (Clinical Trials Information System, CTIS) unterstützt. Dieses System ist ein einzelner, zentralisierter Zugangspunkt für Informationen zu klinischen Prüfungen in der EU bzw. im EWR. Es wird eine Übergangsfrist bis zum 31. Januar 2025 geben. Ab dem 31. Januar 2023 müssen jedoch alle Erstanträge auf klinische Prüfungen gemäß den CTR-Anforderungen über das CTIS eingereicht werden. Die Fähigkeit, Unterlagen in andere Sprachen zu übersetzen, ist zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg des Antragsverfahrens geworden. Dadurch nämlich wird die rechtzeitige Erstellung eines Antragsdossiers für eine klinische Prüfung und eine schnelle Bearbeitung der Übersetzungen ermöglicht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, damit die Unternehmen die strengen Fristen für Informationsanfragen (Request For Information, RFI) während der Bewertung ihrer Anträge einhalten können.

Clinical trials researcher taking notes

Die sprachlichen Anforderungen der EU-CTR bzgl. der Anträge auf klinische Prüfungen

Ein vollständiger Antrag auf eine klinische Prüfung besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil enthält die wissenschaftlichen und arzneimittelbezogenen Informationen und Unterlagen. Bei diesen Unterlagen kann es sich um den Prüfplan oder den Inhalt der Kennzeichnung des Prüfpräparats handeln. Der zweite Teil umfasst Informationen, die für die nationalen Aspekte des Antrags relevant sind, wie z. B. die Rekrutierungsmodalitäten oder Informationen zum Einwilligungsverfahren nach erfolgter Aufklärung. In Anhang I der CTR sind die Dokumente aufgeführt, die in den Teilen I und II des Antragsdossiers enthalten sein müssen.

Die CTR legt fest, dass die Sprache des Antragsdossiers von den jeweiligen betroffenen Mitgliedstaaten (Member States Concerned, MSCs) zu bestimmen ist. Die Verordnung bietet jedoch eine gewisse Flexibilität bei der Wahl der Sprache. Bei der Einreichung von Unterlagen, die nicht für Patienten bestimmt sind, empfiehlt die CTR die Verwendung der englischen Sprache, da Englisch im medizinischen Bereich allgemein als Lingua franca angesehen wird.

Die MSCs sind sich derzeit einig, dass die meisten in Teil I eingereichten Dokumente in englischer Sprache akzeptiert werden sollten. Sie akzeptieren aber auch einige Ausnahmen, wenn eine Landessprache vorgeschrieben ist.

  • Anhang II des Leitfadens der Europäischen Kommission mit dem Titel „Questions and Answers Document – Regulation (EU) No 536/2014” (Dokument mit Fragen und Antworten – Verordnung (EU) Nr. 536/2014) wurde auf EudraLex 10 veröffentlicht und wird im Folgenden das Q&A-Dokument genannt. Das Q&A-Dokument stellt klar, welche Dokumente aus Teil I in englischer Sprache akzeptiert werden können. Es gibt außerdem an, welche Dokumente in einer vorgeschriebenen Landessprache eingereicht werden müssen. In Fällen, in denen Englisch oder die Landessprache akzeptiert werden kann, sollten die Prüfsponsoren die Dokumente in nur einer der beiden Sprachen einreichen.

Jeder MSC definiert die sprachlichen Anforderungen für die Dokumente in Teil II.

  • Anhang III des Q&A-Dokuments enthält eine Liste mit nationalen Websites und Kontakt-E-Mail-Adressen. Diese Liste hilft den Prüfsponsoren bei Fragen zu den nationalen Anforderungen und einzelnen Teilen der Antragsunterlagen.

Anforderungen an die Einreichungssprache für PROs/ePROs

Ein Faktor, der oft für Verwirrung sorgte, waren die sprachlichen Anforderungen für die Einreichung von (elektronischen) patientenbezogenen Ergebnissen (PROs/ePROs) und anderen patientenbezogenen Dokumenten, die mit den Endpunkten der klinischen Prüfung in Verbindung stehen. Die CTR verweist nicht ausdrücklich auf diese Arten von Dokumenten im Rahmen des Antragsdossiers für die klinische Prüfung. Infolgedessen waren Sponsoren beim Versuch der Einhaltung der neuen Verordnung nicht sicher, ob diese Dokumente in einem Antrag erforderlich sind. Sofern diese Dokumente erforderlich waren, versuchten die Sponsoren außerdem zu bestimmen, in welchem Teil des Antragsdossiers sie enthalten sein sollten. Unklar war auch, ob es bestimmte sprachliche Anforderungen für die Einreichung gibt. Die unterschiedlichen Rückmeldungen, die die Sponsoren von den einzelnen MSCs erhielten, sorgten für noch mehr Unklarheit in Bezug auf diese Fragen.

Im Q&A-Dokument, das im September 2022 veröffentlicht wurde, wurde festgelegt, dass diese patientenbezogenen Dokumente als Teil des Studienprotokolls in Teil I einzureichen sind und die sprachlichen Anforderungen des Protokolls erfüllen müssen. Außerdem wurde ein zusätzlicher logischer Vorbehalt hinzugefügt, der besagt, dass diese Dokumente (wenn sie in der Studie zum Einsatz kommen) den Teilnehmenden der klinischen Prüfung in einer Sprache zur Verfügung gestellt werden müssen, die sie auch verstehen. Das Q&A-Dokument bestätigte auch, dass die CTR keine Rechtsgrundlage für die Anforderung der Einreichung dieser Art von Dokumenten in Teil II darstellt (noch eine Übersetzung verlangt werden kann).

Als Reaktion auf dieses ganze Durcheinander gab die Mehrheit der MSCs an, dass der Prüfplan fortan nur in englischer Sprache eingereicht werden kann. Diese Vorgabe, dass der Prüfplan nur in englischer Sprache vorgelegt werden darf, galt damit auch für alle patientenbezogenen Dokumente, die als Teil des Prüfplans eingereicht wurden. Die Erstellung solcher patientenbezogenen Dokumente für multinationale Studien ist ein komplexer und ressourcenintensiver Prozess. Und die zeitlichen Anforderungen für die Einreichung von Anträgen machen es nicht gerade einfacher. Aufgrund dieser Faktoren sind vereinfachte, optimierte Anforderungen an die Einreichungssprache für die Studiensponsoren (und alle relevanten beteiligten Akteure) sehr hilfreich. Bei einer Aktualisierung des Q&A-Dokuments im Dezember 2022 wurden die unterschiedlichen Standpunkte in dieser Frage deutlich. Mehrere Mitgliedstaaten verlangen nun, dass diese Dokumente nur in der Landessprache vorgelegt werden. Einige MSCs gaben an, dass sowohl Englisch als auch die Landessprache eingereicht werden müssten. Andere hingegen äußerten, dass eine der beiden Sprachen ausreichend sei.

Diese Änderung ist ein gutes Beispiel dafür, dass das Q&A-Dokument ständig aktualisiert wird, wenn neue Informationen verfügbar sind. Es ist daher äußerst wichtig, es regelmäßig anzuschauen und sicherzustellen, dass die Sprachanforderungen stets erfüllt werden. Praktischerweise sollten Sponsoren von der Möglichkeit Gebrauch machen, ihre Dokumente in englischer Sprache einzureichen, wenn ein MSC dies anbietet (oder es für eine bestimmte Studie möglich ist). So können sich die Zeitvorgaben für die Übersetzungsbereitschaft einpendeln, und die Sponsoren und beteiligten Teams werden entlastet.

Stethoscope and other clinical trials research tools

Informationsanfragen im Rahmen der neuen EU-CTR

Im Zusammenhang mit dieser neuen Verordnung ist eine Informationsanfrage (RFI) eine Anforderung von Informationen zum eingereichten Studienantrag. Die Prüfbehörden können während der Bewertung des Antrags eine RFI an den Sponsor der Prüfung richten. Je nach Art der Anfrage kann die Antwort des Sponsors aktualisierte Dokumente mit Übersetzung erfordern.

Gemäß der CTR ist die Zeit für die Beantwortung von RFIs besonders begrenzt und hängt von der Phase ab, in der die Anfrage gestellt wird. Dabei gibt es ein zeitliches Maximum von:

  • 10 Tagen für die Beantwortung von RFIs, die während der Validierung eines Antrags gestellt werden.
  • 12 Tagen für die Beantwortung von RFIs, die während der Bewertung von Teil I und/oder Teil II gestellt werden.

Innerhalb dieser Fristen kann jeder MSC seine eigene Frist festlegen. Diese kann die allgemeinen Beantwortungsfristen weiter verkürzen. Die Folgen einer Fristüberschreitung können schwerwiegend sein. Antwortet der Sponsor nicht innerhalb der von den Behörden festgesetzten Zeit, gilt der Prüfungsantrag als hinfällig.

Einige Studiensponsoren haben die Erfahrung gemacht, dass MSCs mehr als eine Runde von RFIs einreichen. In diesem Fall ist ein effizientes Übersetzungsmanagement für die Antworten entscheidend, um den Sponsor umfassend zu unterstützen.

Einhaltung knapper Fristen aufgrund der neuen EU-CTR

Die Bewältigung der Übersetzungsanforderungen innerhalb begrenzter Zeitfenster erfordert im Vorfeld eine gründliche Vorbereitung. Je nach der Organisationsstruktur des Sponsors (oder wenn auch andere Partner, wie z. B. klinische Forschungseinrichtungen, beteiligt sind) sollten mehrere Gruppen von Akteuren zusammenarbeiten. Diese sollten einen stabilen, zuverlässigen Prozess entwickeln, um die rechtzeitige Umsetzung von Übersetzungsprojekten im Zusammenhang mit RFI-Antworten zu gewährleisten. Hier sind einige Tipps für die Entwicklung einer optimalen Übersetzungsantwort für RFI-Antworten:

  • Derzeit ist der Zugriff auf RFIs nur innerhalb des CTIS möglich. Es gibt kein Benachrichtigungssystem außerhalb des Systems. Daher sollten die verantwortlichen CTIS-Benutzer das System täglich im Auge behalten und sicherstellen, dass die RFIs umgehend zur Bearbeitung weitergeleitet werden.
  • Ihr Sprachdienstleister (Language Service Provider, LSP) erhält in der Regel ständig neue Übersetzungsanfragen. Stellen Sie sicher, dass Übersetzungsanfragen für RFI-Antworten priorisiert werden, indem Sie sich mit Ihrem LSP auf ein Kennzeichen (oder ähnliche Methode) einigen, um diese einfach und rechtzeitig zu erkennen.
  • Richten Sie außerdem ein spezielles Projekt-Gateway ein, um die dynamische Bearbeitung von Übersetzungsanfragen zu erleichtern. Stellen Sie dabei sicher, dass es sich von Ihrer „üblichen” Anfragemethode unterscheidet. Dabei hilft zum Beispiel das Erstellen eines speziellen E-Mail-Alias.
  • Es ist wichtig, dass Ihr LSP über die voraussichtlichen Abgabetermine informiert ist. Teilen Sie die relevanten Termine mit, wenn Sie einen Prüfungsantrag einreichen. Fügen Sie hierbei nach Möglichkeit auch das voraussichtliche Zeitfenster für den Erhalt von (potenziellen) RFIs hinzu. Diese Kommunikation ermöglicht es Ihrem LSP, die Zuordnung von Ressourcen einzuleiten und Ihr Projekt schnell zu aktivieren, sobald eine Übersetzungsanfrage eingeht.
  • Alle Parteien müssen sich über die Erwartungen verständigen. Besprechen Sie dabei, was innerhalb des begrenzten Zeitrahmens machbar ist. Legen Sie die gewünschte(n) Dienstleistung(en) im Detail fest und vereinbaren Sie die operativen Leistungsmetriken für das vorliegende Übersetzungsprojekt. Bestätigen Sie alle spezifischen Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen.
  • Identifizieren und beseitigen Sie mögliche Hindernisse, die die Einleitung von Übersetzungsprojekten verzögern könnten. Beispielsweise kann eine Verzögerung bei der Übermittlung einer Bestellung an Ihren Sprachdienstleister den Start des Projekts nach hinten verschieben. Das wiederum könnte die rechtzeitige Bereitstellung gefährden.
  • Entwickeln Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Sprachdienstleister einen Leitfaden für Best Practices. Dokumentieren Sie alles, was für diese Art von Übersetzungsprojekt vereinbart wurde. Geben Sie eine Reihe konsistenter Empfehlungen für das Projektmanagement. Reichen Sie dieses Dokument an alle relevanten Teams und Beteiligten weiter. Und schließlich sollten Sie während des gesamten Lebenszyklus des Projekts gute Dokumentationsverfahren anwenden. Eine gute Dokumentation gewährleistet, dass alle Informationen korrekt, aktuell, relevant und einfach zugänglich sind.

Die erfolgreiche zentrale Einreichung von Anträgen für klinische Studien im Rahmen der neuen EU-CTR erfordert eine klar definierte Übersetzungsstrategie. Betrachten Sie Ihren Sprachdienstleister als einen entscheidenden Partner für den Erfolg. Beraten Sie sich mit Ihrem LSP und beziehen Sie ihn bereits in den frühen Phasen der Studienplanung mit ein. Diese Kommunikation wird Ihnen dabei helfen, Ihr globales Übersetzungsmanagement zu optimieren, den Verwaltungsaufwand für Ihre Teams zu verringern und in vollem Umfang von den externen Sprachkenntnissen und technologischen Fähigkeiten Ihres LSP zu profitieren.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Benötigen Sie Unterstützung bei der Einhaltung der neuen EU-CTR? Wir verfügen über die nötige Erfahrung, das Wissen und die Technologie, um Ihnen zu helfen. Wenden Sie sich noch heute an uns, um mehr über die Übersetzungsdienste von Lionbridge im Bereich Life Sciences zu erfahren.

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VERFASSER
Nataliya Volohov, Director, Clinical Solutions
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