Leçons tirées du règlement de l'UE sur les essais cliniques :

Février 2023, le règlement de l'Union européenne sur les essais cliniques (CTR UE) n° 536/2014 est maintenant en vigueur depuis une année complète, abrogeant la directive de l'UE sur les essais cliniques 2001/20/CE. L'équipe dédiée aux sciences de la vie chez Lionbridge fait le point à propos de sa première année de prestation de services de traduction aux clients concernés par cette nouvelle réglementation européenne sur les essais cliniques. Ce blog partage nos observations et meilleures pratiques pour accompagner les clients dans leurs soumissions de demandes d'essais cliniques dans le cadre de ce nouveau règlement de l'UE en la matière.

Contexte du nouveau règlement européen sur les essais cliniques

Le règlement (UE) n° 536/2014 sur les essais cliniques (« CTR ») est entré en application le 31 janvier 2022. Le nouveau règlement harmonise la soumission, l'évaluation et la supervision des essais cliniques menés à la fois dans l'Union européenne et dans les pays de l'Espace économique européen (UE/EEE). La mise en œuvre est facilitée par un système d'information sur les essais cliniques (CTIS). Ce système est un point d'entrée unique et centralisé pour les informations sur les essais cliniques dans l'UE/EEE. Une période de transition a été mise en place et se poursuivra jusqu'au 31 janvier 2025. Cependant, depuis le 31 janvier 2023, toutes les demandes initiales d'essais cliniques doivent être soumises via le CTIS conformément aux exigences du CTR. La préparation globale à la traduction est devenue un facteur essentiel contribuant au succès du processus de demande. La préparation à la traduction permet la préparation en temps voulu d'un dossier de demande d'essai clinique et un délai de traduction rapide. Cette habilitation est essentielle pour aider les entreprises à respecter les délais stricts des requêtes d'informations (RFI) lors de l'évaluation de leur(s) demande(s).

Exigences linguistiques relatives aux demandes d'essais cliniques conformément au règlement de l'UE

Une demande d'essai clinique complète se compose de deux parties. La première partie comprend les informations et documents scientifiques et médicamenteux. Ces documents peuvent inclure le protocole d'étude ou le contenu de l'étiquetage du médicament expérimental. La deuxième partie comprend les informations relatives aux aspects nationaux de la demande, telles que les modalités de recrutement ou des informations relatives à la procédure de consentement éclairé. L'annexe I du CTR énumère les documents à inclure dans les parties I et II du dossier de demande.

Le CTR stipule que la langue du dossier de demande doit être déterminée par les États membres concernés (MSC) respectifs. Le règlement sur les essais cliniques offre une certaine flexibilité quant au choix de la langue. Lors de la soumission de documents qui ne sont pas destinés au patient, le CTR recommande d'utiliser l'anglais. Cette recommandation est basée sur le fait que l'anglais est généralement considéré comme une lingua franca du secteur médical.

Les MSC conviennent actuellement que la plupart des documents soumis dans la partie I peuvent être acceptés en anglais. Ils autorisent certaines exceptions lorsqu'une langue nationale est obligatoire.

• L'Annexe II du document d'orientation de la Commission européenne, intitulé « Document de questions et réponses – Règlement (UE) n° 536/2014 », est publiée sur EudraLex 10 (ci-après dénommé le « document de questions & réponses »). Le document de questions & réponses précise quels sont les documents de la partie I qui sont acceptés en anglais. Il indique les documents à soumettre dans une langue nationale obligatoire. Dans les cas où l'anglais ou la langue nationale est accepté(e), les promoteurs de l'essai ne doivent soumettre qu'une seule version linguistique des documents.

Chaque MSC définit les exigences linguistiques pour les documents de la Partie II.

• L'Annexe III du document de questions & réponses comprend une liste de sites web nationaux et d'adresses e-mail de contact. Cette liste dissipe les doutes des promoteurs d'essais au sujet des exigences nationales et des différentes parties d'un dossier de demande.

Exigences linguistiques de soumission pour les PRO/ePRO

Un facteur prêtait à confusion, dans les exigences linguistiques de soumission, concernant les résultats rapportés par les patients/résultats électroniques rapportés par les patients (PRO/ePRO) et d'autres documents destinés aux patients liés aux critères d'évaluation de l'essai clinique. Le CTR ne mentionne pas spécifiquement ces types de documents dans le contenu du dossier de demande d'essai. Par conséquent, les promoteurs essayant de se conformer au nouveau règlement ne savaient pas si ces documents étaient requis dans une soumission. De plus, lorsqu'il s'avérait que ces documents étaient requis, les promoteurs ignoraient où les inclure dans le dossier. Ils souhaitaient également déterminer s'il existait des exigences linguistiques spécifiques concernant la soumission. Les différents commentaires reçus par les promoteurs de la part des MSC individuels ont exacerbé le manque de clarté autour de ces questions.

Le document de questions & réponses, publié en septembre 2022, clarifiait que ces documents destinés aux patients devaient être soumis dans le cadre du protocole d'étude de la partie I. Ils devaient répondre aux exigences linguistiques du protocole. Une mise en garde logique y a été ajoutée. Cette mise en garde précise que ces documents (lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre d'un essai) doivent être fournis aux participants à l'essai clinique dans une langue qu'ils comprennent. Le document de questions & réponses a également confirmé que le CTR ne fournissait pas de base juridique pour demander la soumission de ces types de documents dans la partie II (et qu'une traduction ne pouvait pas non plus être exigée).

En réponse à toute cette confusion, la majorité des MSC ont indiqué que le protocole pouvait uniquement être accepté en anglais. Par extension, cette exigence linguistique en anglais uniquement s'appliquait à tous les documents destinés aux patients soumis dans le cadre du protocole. La préparation de tels documents destinés aux patients pour des essais internationaux est un processus complexe et gourmand en ressources. Les calendriers de soumission pèsent fréquemment sur cette préparation compliquée. Ces facteurs ont simplifié et rationalisé les exigences linguistiques de soumission, ce qui est très utile aux promoteurs d'essais (et à toutes les parties prenantes concernées). Une mise à jour de décembre 2022 du document de questions & réponses a révélé une divergence émergente à ce sujet. Plusieurs MSC exigent désormais que ces documents soient fournis uniquement dans la langue nationale. Certains MSC exigent quant à eux la soumission en anglais et dans la langue nationale ou acceptent une seule de ces langues.

Ce changement devrait rappeler aux promoteurs d'essais que le document de questions & réponses est évolutif, mis à jour au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles. Il est essentiel de consulter régulièrement ce document et de s'assurer que les exigences linguistiques sont comprises rapidement. D'un point de vue pratique, les promoteurs souhaiteront profiter de l'option de soumettre leurs documents en anglais lorsqu'un MSC propose cette possibilité (ou s'applique à un essai particulier). Cette tactique permet de soulager les calendriers de préparation de la traduction et, pour les promoteurs et les équipes de parties prenantes, de réduire les pressions associées.

Demandes d'informations dans le cadre du nouveau règlement européen sur les essais cliniques

Dans le cadre de ce nouveau CTR, une RFI consiste en une demande d'informations au sujet de la demande d'essai soumise. Les autorités chargées de l'examen peuvent, pendant l'évaluation de la demande, envoyer une demande d'information aux promoteurs de l'essai. Selon la nature de la demande d'informations, la réponse d'un promoteur peut nécessiter la traduction de documents actualisés.

Conformément au CTR, le temps de réponse de la RFI est particulièrement limité et dépend de l'étape à laquelle la demande est émise. Le règlement fixe un maximum de :

• 10 jours pour répondre aux RFI soulevées lors de la validation d'une demande.
• 12 jours pour répondre aux demandes d'informations soulevées lors de l'évaluation de la partie I et/ou de la partie II.

Dans ces limites de temps, chaque MSC peut fixer son propre délai. Ce délai peut encore réduire le temps de réponse. Un dépassement de ce délai engendre des conséquences graves. Si le promoteur ne répond pas dans le délai fixé par les autorités, sa demande d'essai sera considérée comme caduque.

D'après l'expérience de certains promoteurs de l'essai, les MSC peuvent enchaîner plusieurs séries de demandes d'informations. Dans ces cas, une gestion efficace de la traduction des réponses est cruciale afin de faciliter le travail du promoteur de manière complète.

Gestion des délais serrés imposés par le nouveau CTR de l'UE

La gestion des besoins en traduction dans des délais limités nécessite une préparation minutieuse. En fonction de la structure organisationnelle du promoteur (ou lorsque d'autres partenaires, tels que des organisations de recherche clinique, peuvent également être impliqués), plusieurs parties prenantes doivent travailler ensemble. Elles doivent mettre en place un processus robuste et fiable pour garantir une exécution rapide des projets de traduction associés aux réponses aux RFI. Voici quelques conseils pour élaborer des traductions optimales dans le cadre des réponses aux RFI :

• Actuellement, les RFI ne sont accessibles qu'à partir du CTIS. Il n'existe pas de système de notification en dehors de celui-ci. En conséquence, par responsabilité, les utilisateurs du CTIS doivent surveiller le système quotidiennement et s'assurer que les RFI sont rapidement acheminées en vue de leur traitement.
• Votre prestataire de services linguistiques (PSL) reçoit probablement un flux constant de nombreuses demandes de traduction. Assurez-vous que les demandes de traductions dans le cadre des réponses RFI sont classées par ordre de priorité en convenant avec votre PSL d'une étiquette (ou d'une autre méthode) permettant de les identifier facilement.
• De même, créez une passerelle de projet spécifique pour faciliter le traitement dynamique des demandes de traductions. Veillez à ce que cette passerelle diffère de votre méthode de demande « habituelle ». Par exemple, créez un alias de messagerie dédié.
• Il est essentiel que votre PSL soit informé des dates de soumission prévues. Communiquez vos dates lorsque vous soumettez une demande d'essai. Lorsque cela est possible, partagez la fenêtre de temps estimée pour la réception des RFI (potentielles). Cette information permettra à votre PSL d'initier des ressources de cartographie et d'activer rapidement votre projet à réception d'une demande de traduction.
• Toutes les parties doivent être en phase en ce qui concerne les attentes. Discutez de ce qui est faisable dans les délais limités imposés. Détaillez le(s) service(s) demandé(s) et convenez des indicateurs de performances opérationnels pour ce type de projet de traduction. Confirmez toute exigence spécifique pour les produits livrables.
• Identifiez et supprimez les obstacles susceptibles de ralentir le lancement des projets de traduction. Par exemple, un retard dans la fourniture d'un bon de commande à votre PSL retardera le lancement du projet. Ce retard pourrait compromettre la livraison dans les délais.
• En collaboration avec votre PSL, élaborez des conseils sur les meilleures pratiques. Documentez tout ce qui a été convenu concernant ce type de projet de traduction. Fournissez un ensemble de recommandations cohérentes concernant la gestion de projet. Partagez ce document avec toutes les équipes et parties prenantes concernées. Enfin, suivez les bonnes pratiques de documentation tout au long du cycle de vie du projet. Une bonne documentation garantit que les informations sont exactes, à jour, pertinentes et accessibles.

Une stratégie de traduction bien définie est nécessaire pour réussir la soumission centralisée des demandes d'essais cliniques dans le cadre du nouveau CTR de l'UE. Considérez votre prestataire de services linguistiques comme un partenaire clé pour votre réussite. Consultez votre prestataire de services linguistiques et impliquez-le dès les premières étapes de la planification de l'essai. Cette communication vous aidera à rationaliser votre gestion globale de la traduction, à alléger la charge administrative de vos équipes et à tirer pleinement parti de l'expertise linguistique externe et des capacités technologiques de votre prestataire de services linguistiques.

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