Cosa ci ha insegnato il Regolamento UE sui trial clinici

Siamo a febbraio 2023 ed è passato ormai un anno da quando il Regolamento dell'Unione europea sui trial clinici (CTR UE) n. 536/2014 ha acquisito piena efficacia, abrogando la precedente normativa di riferimento su questo tema (Direttiva 2001/20/CE). Il team Life Science di Lionbridge esamina l'esperienza acquisita in questo primo anno nel quale abbiamo fornito servizi di traduzione ai clienti interessati dal nuovo Regolamento UE sui trial clinici. Questo blog sarà dedicato alla condivisione di osservazioni e best practice per supportare i clienti che devono presentare richieste di trial clinici in conformità al nuovo Regolamento UE sui trial clinici.

Informazioni sul nuovo Regolamento UE sui trial clinici

Il Regolamento UE sui trial clinici n. 536/2014 ("CTR") ha acquisito piena efficacia il 31 gennaio 2022. Il nuovo regolamento armonizza la presentazione, la valutazione e la supervisione dei trial clinici sia nell'Unione europea che nei Paesi dello Spazio economico europeo (UE/SEE). L'attuazione viene agevolata attraverso un sistema di informazioni sui trial clinici (CTIS, Clinical Trials Information System). Questo sistema rappresenta un unico punto di ingresso centralizzato per le informazioni sui trial clinici nell'area UE/SEE. È previsto un periodo di transizione fino al 31 gennaio 2025. Tuttavia, a partire dal 31 gennaio 2023, tutte le richieste iniziali di trial clinici devono essere presentate tramite il CTIS in base ai requisiti del CTR. La disponibilità di servizi di traduzione a livello globale è diventata un fattore critico per il buon esito del processo di richiesta. Traduzioni tempestive consentono di preparare rapidamente il fascicolo di richiesta per un trial clinico. Ciò è fondamentale per aiutare le aziende a rispettare le rigide scadenze delle richieste di informazioni durante la valutazione delle domande.

Requisiti linguistici del Regolamento UE sui trial clinici per la presentazione di richieste

Il processo completo di richiesta per un trial clinico è composto da due parti. La prima parte comprende le informazioni e i documenti sugli aspetti scientifici e sui medicinali. Tali documenti possono essere il protocollo di studio o il contenuto dell'etichetta del medicinale sperimentale. La seconda parte comprende le informazioni relative agli aspetti nazionali della richiesta, come le modalità di reclutamento o le informazioni correlate alla procedura di consenso informato. L'Allegato I del CTR elenca i documenti da includere nelle Parti I e II del fascicolo di richiesta.

Il CTR stabilisce che la lingua del fascicolo di richiesta debba essere determinata dai rispettivi Stati membri interessati. Il regolamento sui trial clinici offre una certa flessibilità per quanto riguarda la scelta della lingua. Per l'invio di documentazione non rivolta al paziente, il CTR consiglia di usare l'inglese. Questa raccomandazione si basa sul fatto che l'inglese viene visto generalmente come una lingua franca del campo medico.

Gli Stati membri interessati attualmente concordano sul fatto che i documenti presentati nella Parte I possano essere per la maggior parte accettati in inglese. Sono previste alcune eccezioni in cui è richiesta obbligatoriamente una lingua nazionale.

• L'Allegato II del documento orientativo della Commissione europea intitolato "Questions and Answers Document - Regulation (EU) No 536/2014" (di seguito denominato "Documento di domande e risposte") è pubblicato su EudraLex 10. Il Documento di domande e risposte chiarisce quali documenti della Parte I possono essere accettati in inglese. Indica quali documenti devono essere presentati obbligatoriamente in una lingua nazionale. Nei casi in cui siano accettati sia l'inglese che la lingua nazionale, gli sponsor del trial devono presentare solo una versione linguistica dei documenti.

Ogni Stato membro interessato definisce i requisiti linguistici per i documenti della Parte II.

• L'Allegato III del Documento di domande e risposte include un elenco dei siti web nazionali e degli indirizzi e-mail per il contatto. Questo elenco aiuta gli sponsor dei trial con le domande relative ai requisiti nazionali e le singole parti di un fascicolo di richiesta.

Requisiti linguistici per la presentazione degli esiti riferiti dai pazienti (PRO/ePRO)

Motivo di confusione sono stati i requisiti linguistici per la presentazione degli esiti riferiti dai pazienti, in formato elettronico e non (PRO/ePRO) e di altri documenti rivolti ai pazienti collegati al trial clinico. Il CTR non fa riferimento in modo specifico a questi tipi di documenti tra i contenuti del fascicolo di richiesta per il trial. Di conseguenza, per gli sponsor non era chiaro se la presentazione di tali documenti fosse necessaria ai sensi del regolamento. Inoltre, nel caso in cui i documenti fossero necessari, gli sponsor avevano bisogno di sapere in quale parte del fascicolo di richiesta includerli e se erano previsti requisiti linguistici specifici per la presentazione. I diversi feedback che gli sponsor hanno ricevuto dai singoli Stati membri interessati hanno ulteriormente evidenziato la mancanza di chiarezza su tali questioni.

Il Documento di domande e risposte pubblicato nel settembre 2022 ha chiarito la necessità di presentare questi documenti rivolti ai pazienti come parte del protocollo di studio nella Parte I, rispettando i requisiti linguistici per il protocollo. È stato aggiunto un ulteriore avvertimento logico per specificare che questi documenti (se usati nel trial) devono essere forniti ai partecipanti al trial clinico in una lingua a loro comprensibile. Il Documento di domande e risposte ha inoltre confermato che il CTR non forniva una base giuridica per richiedere la presentazione di questo tipo di documenti nella Parte II (né una traduzione).

Per risolvere questa confusione, la maggioranza degli Stati membri interessati ha indicato che il protocollo poteva essere accettato solo in inglese. Per estensione, questo requisito della sola lingua inglese si applicava a tutti i documenti rivolti ai pazienti presentati come parte del protocollo. La preparazione di tali documenti rivolti ai pazienti per i trial multinazionali è un processo complesso che richiede molte risorse. A ciò spesso si aggiungono tempistiche strette. Considerando questi fattori, requisiti linguistici di presentazione semplificati e razionalizzati si sono rivelati molto utili per gli sponsor dei trial e per tutte le parti interessate coinvolte. Un aggiornamento di dicembre 2022 del Documento di domande e risposte ha messo in luce una divergenza emergente a questo proposito. Diversi Stati membri interessati ora richiedono che questi documenti vengano forniti solo nella lingua nazionale. Altri indicano la necessità di presentare i documenti sia in inglese che nella lingua nazionale oppure specificano che può essere accettata una delle due opzioni.

Questo cambiamento deve ricordare agli sponsor dei trial che il Documento di domande e risposte è un documento in evoluzione, che viene costantemente aggiornato man mano che sono disponibili nuove informazioni. È fondamentale fare regolarmente riferimento a questo documento e assicurarsi di comprendere tempestivamente i requisiti linguistici. Da un punto di vista pratico, gli sponsor possono sfruttare l'opzione di presentare i propri documenti in inglese quando uno Stato membro interessato lo permetta (o quando si applichi a un trial specifico). Ciò consente di gestire meglio le tempistiche per la traduzione, nonché di ridurre la pressione sugli sponsor e sui team delle parti interessate.

Richieste di informazioni ai sensi del nuovo Regolamento UE sui trial clinici

Nel contesto di questo nuovo CTR, una richiesta di informazioni si riferisce alla richiesta di chiarimenti in relazione alla domanda inviata per il trial. Le autorità preposte alla revisione possono presentare una richiesta di informazioni agli sponsor del trial durante la valutazione della domanda. A seconda della natura di una richiesta di informazioni, la risposta di uno sponsor potrebbe richiedere documenti tradotti aggiornati.

In base al CTR, il tempo di risposta a una richiesta di informazioni è fortemente limitato e dipende dalla fase in cui avviene la richiesta. Il regolamento fissa un massimo di:

• 10 giorni per rispondere alle richieste di informazioni sollevate durante la convalida di una domanda.
• 12 giorni per rispondere alle richieste di informazioni sollevate durante la valutazione della Parte I e/o della Parte II.

Entro tali limiti di tempo, ciascuno Stato membro interessato può fissare una propria scadenza. Le tempistiche possono così venire ulteriormente ridotte. Le conseguenze del mancato rispetto della scadenza sono gravi. Se lo sponsor non risponde entro il termine stabilito dalle autorità, la domanda inviata viene considerata decaduta.

Gli Stati membri interessati possono avviare più di un ciclo di richiesta di informazioni, come già hanno potuto constatare alcuni sponsor dei trial. In questi casi, a supporto dello sponsor è fondamentale una gestione efficiente della traduzione delle risposte.

Gestione delle scadenze ravvicinate richieste dal nuovo Regolamento UE sui trial clinici

La gestione dei requisiti di traduzione con tempistiche limitate richiede un'accurata preparazione anticipata. A seconda della struttura organizzativa dello sponsor (o in caso di coinvolgimento di altri partner, come le organizzazioni di ricerca clinica), più parti interessate devono lavorare insieme. È necessario definire un processo solido e affidabile per assicurare tempistiche rapide dei progetti di traduzione associati alle risposte alle richieste di informazioni. Ecco alcuni suggerimenti per sviluppare un processo ottimale di traduzione delle risposte alle richieste di informazioni:

• Attualmente è possibile accedere alle richieste di informazioni solo tramite il CTIS. Al di fuori di questo sistema, non c'è alcun metodo di notifica. Gli utenti responsabili del CTIS devono quindi monitorare quotidianamente il sistema e inoltrare prontamente le richieste di informazioni per l'elaborazione.
• Il vostro fornitore di servizi linguistici riceve probabilmente un flusso costante di richieste di traduzione. Assicuratevi che venga data priorità alle richieste di traduzione per le risposte alle richieste di informazioni, concordando con il fornitore di servizi linguistici un'etichetta (o un altro metodo) per identificare facilmente questi contenuti.
• Analogamente, create un percorso di progetto specifico per facilitare l'elaborazione dinamica delle richieste di traduzione. Assicuratevi che sia diverso dal metodo di richiesta "standard". Create ad esempio un alias e-mail dedicato.
• È fondamentale che il vostro fornitore di servizi linguistici sia informato sulle date di presentazione previste. Comunicate le date quando inviate una richiesta per un trial. Ove possibile, condividete la finestra temporale stimata per la ricezione di (potenziali) richieste di informazioni. Queste informazioni consentiranno al fornitore di servizi linguistici di avviare la ricerca di risorse così da poter attivare rapidamente il progetto una volta ricevuta una richiesta di traduzione.
• Le aspettative di tutte le parti devono essere allineate. Discutete di cosa sia fattibile con tempistiche limitate. Spiegate nel dettaglio i servizi richiesti e concordate le metriche per le prestazioni operative per questo tipo di progetto di traduzione. Confermate eventuali requisiti specifici per i contenuti finali.
• Identificate e risolvete gli ostacoli che potrebbero rallentare l'avvio dei progetti di traduzione. Ad esempio, un ritardo nella fornitura di un ordine di acquisto al fornitore di servizi linguistici ritarderà l'avvio del progetto. Tale ritardo potrebbe compromettere la puntualità della consegna.
• Collaborate con il fornitore di servizi linguistici per sviluppare indicazioni sulle best practice. Documentate tutto ciò che viene concordato per questo tipo di progetto di traduzione. Fornite una serie di raccomandazioni coerenti per la gestione del progetto. Condividete questo documento con tutti i team e le parti interessate pertinenti. Infine, seguite le best practice per la documentazione durante tutto il ciclo di vita del progetto. Una buona documentazione assicura che le informazioni siano precise, aggiornate, pertinenti e accessibili.

Una strategia di traduzione ben definita è necessaria per il successo della presentazione centralizzata delle richieste di trial clinici ai sensi del nuovo CTR dell'UE. Pensate al fornitore di servizi linguistici come a un partner fondamentale per il successo. Consultatevi con lui e coinvolgetelo fin dalle prime fasi della pianificazione del trial. Mantenendo attiva la comunicazione potrete semplificare la gestione globale delle traduzioni, alleggerire il carico amministrativo dei vostri team e sfruttare al meglio le competenze linguistiche esterne e le capacità tecnologiche del vostro fornitore di servizi linguistici.

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