Come semplificare il processo di e-discovery multilingue

Di Lionbridge Legal

L'electronic discovery, o e-discovery in breve, è un processo complesso. I volumi di dati stanno aumentando vertiginosamente e si prevede che raggiungeranno i 1230 GB per professionista IT entro il 2020. Nel 2014, questo volume era di soli 230 GB.

Nonostante l'aumento esponenziale della quantità di dati e le risorse ancora limitate che le aziende possiedono per elaborarli, le Federal Rules of Civil Procedure degli Stati Uniti richiedono la conservazione di tutte le informazioni che potrebbero essere rilevanti in un contenzioso.  Se la perdita di dati dovesse pregiudicare un caso, la parte che non ha conservato tali dati può essere soggetta a sanzioni.

Questa situazione è complessa in quanto non sempre sono disponibili persone con un'adeguata conoscenza della tecnologia alla base del processo. I rischi in questo modo aumentano ulteriormente, soprattutto quando un team interno non ha una formazione adeguata sulla tecnologia critica. È importante trovare un partner legale con le necessarie competenze tecnologiche, linguistiche e legali per supportare la vostra iniziativa di e-discovery.

Facciamo un passo indietro. Che cos'è l'e-discovery?

L'e-discovery è il processo mediante il quale le informazioni archiviate elettronicamente (ad esempio e-mail, chat aziendale interna, social media, database e così via) vengono raccolte e presentate in risposta a una richiesta legale di produzione durante l'acquisizione delle prove. La stessa procedura di acquisizione delle prove è complessa e può richiedere molto tempo. Il software di e-discovery aggiunge ulteriore complessità a causa della grande quantità di dati elettronici che la maggior parte delle aziende possiede.

Processo di e-discovery multilingue

Il processo di e-discovery diventa ancora più complesso quando la documentazione coinvolta è stata creata in più lingue. I documenti in lingua straniera devono essere tradotti prima ancora che l'effettivo processo di revisione dei documenti possa avere inizio. Ogni nuova lingua aggiunge passaggi a tale processo e richiede personale aggiuntivo, che può essere interno o esterno.

Anche le differenze a livello di giurisdizione rappresentano una sfida in queste situazioni multilingue. Le leggi locali e nazionali sulla conservazione dei dati possono entrare in conflitto tra loro, così come le procedure per l'archiviazione, il recupero e l'eliminazione dei documenti. Quella che è ritenuta una prassi comune negli Stati Uniti, ad esempio la ricerca nei file di un dipendente come parte della procedura di acquisizione delle prove, potrebbe essere un'operazione vietata in un altro Paese.

Anche la trasmissione di dati a un ufficio statunitense può essere difficile. Le leggi sulla privacy dei dati stanno diventando sempre più complesse in tutto il mondo. Le informazioni critiche possono essere archiviate in un ufficio europeo, asiatico o sudamericano, Paesi dove la legge vieta il trasferimento delle informazioni negli Stati Uniti.

Indipendentemente dal fatto che una giurisdizione consenta o meno il trasferimento di informazioni, tale trasferimento potrebbe essere limitato alle informazioni rilevanti per il caso. I tribunali degli Stati Uniti possono anche guardare con scetticismo chi adduce come giustificazione le leggi delle giurisdizioni straniere per la mancata presentazione dei documenti. Di conseguenza, leggi di questo tipo spesso richiedono alle aziende la revisione dei documenti in lingua straniera all'interno della giurisdizione in cui si trovano.

La sfida: assicurare il giusto supporto per l'e-discovery multilingue

Anche se avete la rara fortuna di avere a vostra disposizione un team interno in grado di gestire i complessi software di e-discovery, potrebbe mancarvi personale esperto nelle procedure multilingue e che interessano più giurisdizioni. In casi come questi, capita di frequente che i maggiori studi legali assumano una terza parte fidata per la gestione dei processi di e-discovery multilingue.

L'e-discovery e i servizi di traduzione globale, tuttavia, richiedono aree di competenza molto diverse. Trovare un'azienda in grado di offrire elevati livelli di competenza in entrambe le aree può essere difficile.

La soluzione: svolgere la traduzione in Relativity

Relativity è all'avanguardia nello sviluppo di soluzioni innovative ed efficienti per il flusso di lavoro di e-discovery. Avvalendosi di funzionalità di apprendimento automatico, di strumenti di ricerca avanzati e dell'analisi dei dati, Relativity consente agli avvocati, ai fornitori di servizi di e-discovery e ai loro team di adottare valide soluzioni tecnologiche. È possibile caricare, elaborare, organizzare, analizzare e produrre grandi quantità di dati di e-discovery per i contenuti rilevanti per una determinata questione, identificando ed escludendo il materiale privilegiato.

Informazioni su Lionbridge for Relativity

Lionbridge Legal fornisce servizi linguistici di alta qualità in tutti i settori da oltre vent'anni. In quest'arco di tempo, i nostri esperti di servizi per il settore legale hanno fornito servizi di traduzione e interpretariato in ambito legale a moltissimi clienti internazionali, tra cui il 92% delle società Global 100 e il 94% delle società AmLaw 100.

Oggi, con l'applicazione Lionbridge for Relativity, Lionbridge Legal offre i suoi servizi di traduzione leader di mercato integrati nella piattaforma di e-discovery di Relativity. Lionbridge for Relativity è un plug-in per Relativity di facile utilizzo che fornisce servizi di e-discovery multilingue end-to-end completamente integrati nella piattaforma Relativity. Il connettore di Lionbridge Legal offre agli utenti legali e ai loro team la possibilità di fornire strumenti integrati nell'app che consentono di:

• Scegliere tra una traduzione automatica ad altissima capacità o una traduzione umana di prim'ordine, a seconda della fase di revisione
• Ottenere un preventivo o una stima prima di approvare le traduzioni
• Inviare e ricevere documenti in conformità con le normative legali per la condivisione dei dati
• Caricare i documenti e visualizzare il materiale tradotto risultante direttamente all'interno dell'app di e-discovery di Relativity
• Fornire istruzioni, materiali di riferimento e metadati specifici per il caso per migliorare l'efficienza della traduzione
• Monitorare lo stato dell'ordine, richiedere notifiche e rivedere la cronologia degli ordini
• Fornire un ambiente estremamente sicuro per le traduzioni, proteggendo la riservatezza e la privacy

Ogni utente di Lionbridge for Relativity riceve servizi linguistici e assistenza dai professionisti esperti del nostro team per le soluzioni di traduzione legale.

Nel mondo dell'e-discovery, inoltre, la tempestività dei servizi di traduzione è estremamente importante. Ecco perché, oltre a supportare più di 350 lingue, investiamo in soluzioni avanzate di traduzione automatica che consentono di automatizzare le fasi fondamentali del processo. In questo modo, possiamo accelerare i tempi senza sacrificare la qualità.

I vantaggi

Lionbridge for Relativity combina apprendimento automatico ed esperienza umana per fornire ai clienti una soluzione di traduzione legale completa. I clienti hanno così la libertà di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio, sapendo che Lionbridge Legal fornirà traduzioni multilingue accurate per l'e-discovery in modo tempestivo. Allo stesso tempo, hanno a disposizione servizi linguistici rapidi e convenienti.

Nessun'altra soluzione consente a un team di e-discovery di ricevere servizi di questo tipo a cura di esperti pur mantenendo un ruolo attivo nel processo di traduzione. Il nostro approccio multilivello fornisce servizi tra cui:

• Invio e ricezione di contenuti in modo sicuro
• Personalizzazione dell'accesso ai documenti
• Integrazione dei processi di traduzione e acquisizione delle prove
• Comunicazioni tra i team per ridurre gli errori e accelerare il processo di e-discovery multilingue
• Aggiornamenti in tempo reale sul processo, eliminando inutili ritardi nella fase di acquisizione delle prove

Lionbridge lavora con i principali sistemi operativi e i formati di file di Relativity. Ciò consente la perfetta integrazione del processo di e-discovery multilingue.

Perché iniziare oggi stesso

Imprese e società con interessi multinazionali si trovano ad affrontare numerose sfide. Il processo di traduzione non deve diventare un'ulteriore complessità.

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Scoprite cosa succede quando un fornitore leader di servizi di traduzione per il settore legale si connette con la piattaforma di e-discovery di Relativity. Contattate il team Lionbridge Legal per saperne di più.