Diez consejos para planificar el proyecto multilingüe de su informe anual

Medidas de actuación para un proceso más fluido

Última actualización: noviembre 7, 2019 1:51AM

Redactores de informes manuales, solo podemos expresarles nuestra gratitud. Realizan una de las proezas más difíciles en el campo de la comunicación y lo hacen hasta cuatro veces cada año. Pero incluso los superhéroes necesitan algo de ayuda a veces.

En Lionbridge, sabemos por qué la redacción de informes financieros resulta una tarea tan complicada. Por eso, tenemos algunas ideas para garantizar que el proceso vaya como la seda.

¿Qué tienen los informes anuales o trimestrales que los hace tan complejos?

Precisión

El informe anual de una empresa es ante todo una publicación de carácter legal importante. Las cifras y los datos que da a conocer deben ser exactos, estar verificados y presentarse de la manera correcta. Aquí la precisión es innegociable.

Presentación

Al mismo tiempo, el informe anual es la publicación de referencia de la empresa, la imagen que ofrece al mundo. Debe tener un aspecto profesional y causar una buena impresión. Y para ello es necesario que combine un contenido comprensible y atractivo con un diseño y unos elementos visuales profesionales.

Colaboración

Todos quieren aportar su granito de arena. Hay que incluir la información y las observaciones del director ejecutivo, los directivos y otros responsables, los contables y auditores, los compañeros del departamento jurídico y de cumplimiento, los equipos de comunicación y marketing y demás miembros de la empresa, cada uno con un objetivo ligeramente distinto. A la vez, debe ponerse en contacto con una agencia de diseño, un fotógrafo, un socio del sector de la traducción, redactores externos e impresores. Y que no se nos olvide la cantidad de autorizaciones que tendrá que tramitar.

Relevancia

Además, el informe tiene que adaptarse a grupos de lectores muy dispares con diversos niveles de conocimientos y que buscan cosas distintas en su publicación. Entre el público lector habrá organismos reguladores y agentes de bolsa, periodistas, inversores, analistas, empleados y proveedores de la propia empresa, así como los competidores, que seguramente querrán echarle un vistazo.

Legibilidad

Para complicarlo un poco más, es necesario asegurarse de que el informe está disponible en los idiomas de los potenciales lectores. Y si las inamovibles fechas límite ya son de por sí muy ajustadas (que por lo general lo son), los plazos de entrega para la traducción solo contribuyen a aumentar la presión.

¿Cómo puede Lionbridge agilizar este proceso?

Aunque no podemos deshacernos de todos estos quebraderos de cabeza, podemos centralizar y dinamizar el proceso. Se evitará muchas preocupaciones si contrata los servicios de un solo socio de servicios lingüísticos que sea capaz de ocuparse de la creación de contenidos, la edición, la traducción y la revisión en todos los idiomas. Si a esto le añadimos una planificación exhaustiva, el resultado es sustancialmente mejor.

Los equipos de especialistas en traducción financiera de Lionbridge tienen decenas de años de experiencia en la gestión de complejos proyectos de informes. Juntos podemos adelantarnos a muchos problemas antes de que aparezcan.

Le presentamos nuestros 10 mejores consejos para planificar las traducciones de sus informes anuales:

1. Denos cuanto antes la información más detallada posible sobre su calendario y volumen de traducción.

Cuanto mayor sea la antelación y el detalle con que conozcamos los aspectos de su proyecto, más fácil nos resultará reunir al mejor equipo humano para realizarlo. Si es posible, envíenos parte del contenido con anticipación, de ese modo reduciremos la cantidad de trabajo en los momentos críticos y la entrega podrá realizarse antes.

2. Piense cuánto tiempo se tardó en redactar el informe y reserve un margen razonable para su traducción

A pesar de todo lo que ha avanzado la tecnología, la traducción es un proceso de trabajo cualificado que lleva su tiempo y exige meticulosidad. Usted desea que los traductores sean capaces de resolver las cuestiones terminológicas, entiendan cómo funciona su empresa, conozcan el estilo que quiere usar y produzcan textos pulidos y eficaces.

Pero, claro, vivimos en el mundo real donde existen las apremiantes fechas de entrega. Trabajaremos en todo momento con usted para cumplir con los plazos previstos.

3. Cuéntenos qué servicios necesita

¿En qué idiomas quiere publicar su informe anual? Recuerde indicar si necesita traducirlo a inglés de Estados Unidos o al británico, a español de Latinoamérica o de España. De esta manera, podremos escoger a los profesionales con los conocimientos idiomáticos y culturales adecuados.

Y no olvide que prestamos otros muchos servicios, aparte de los de traducción. ¿Podemos ayudarle a redactar alguno de los apartados de su informe? ¿Quiere que revisemos las versiones finales en PDF de cada idioma? ¿Necesita un método de integración que conecte nuestros servicios de traducción con el sistema de gestión de contenidos o cualquier otro de maquetación? ¡Hay muchas cosas en las que podemos ayudarle!

4. Envíenos documentos de referencia en el idioma de origen y en los de destino que necesite

Normalmente, estos son el informe anual del año anterior y el último informe trimestral. Importaremos dichos documentos en nuestra memoria de traducción para procesar el informe anual de manera más rápida y rentable.

Además, nos permitirá mantener la coherencia en todo momento. Y no deje de decirnos qué aspectos habría que cambiar: siempre estamos dispuestos a mejorar.

5. Envíenos la terminología especial que haya que seguir y sus normas de estilo

¿Cuenta con algún glosario o guía de estilo que debamos seguir? ¿O prefiere que elaboremos nosotros mismos las convenciones que haya que cumplir?

Si existen discrepancias entre su glosario, las traducciones anteriores y la terminología oficial (por ejemplo, las Normas Internacionales de Información Financiera), ¿cuál debemos considerar como la principal referencia? Háganos llegar toda la información posible con suficiente antelación para mantener la homogeneidad y preservar la calidad.

6. Infórmenos por adelantado de los requisitos técnicos que sean necesarios

¿Qué sistemas de publicación y gestión de contenidos usa para la producción de su informe anual? ¿Qué formatos de archivo nos va a facilitar y a través de qué plataforma? ¿Necesita algo en particular que le enviemos nosotros? ¿Usa una herramienta TAO (traducción asistida por ordenador)? De momento no hay ningún sistema al que no hayamos podido adaptarnos si nos avisan con el suficiente tiempo.

7. Indíquenos quiénes serán las personas de contacto de su empresa

Resulta muy útil designar a una persona que actúe de enlace para atender las consultas de los traductores y tomar decisiones definitivas sobre terminología. Podemos definir con usted un procedimiento para gestionar las comunicaciones de forma segura y cómoda entre nuestros lingüistas y su representante especializado.

8. Indíquenos si hay más personas trabajando en el proyecto

Por ejemplo, es posible que necesitemos ponernos en contacto directamente con la agencia de diseño. ¿Todos están informados de las normas y directrices para cada idioma de destino o nos pueden ayudar a establecerlos?

Es posible que pase que un maquetista de Suiza aplique sin saberlo las reglas de separación silábica (en saltos de línea) del alemán en un informe en inglés. Se consume mucho tiempo en corregir muchísimos de estos errores en la fase de revisión y se generan más gastos tanto en el equipo de lingüistas como en el de maquetación.

9. Envíenos cualquier duda que pueda tener sobre su informe anual

¿Tiene alguna pregunta sobre nuestros estándares de seguridad? ¿Le gustaría que le entregáramos el informe anual en partes, que nuestros traductores trabajen en sus oficinas o instalaciones o recibir información constante sobre el control de los costes? Infórmenos de cualquier aspecto relevante para usted en la producción de su informe anual, por nimio que sea.

10. Piense qué más puede hacer con su informe anual.

Ahora que ya ha ideado un procedimiento sin fisuras, ¿se ha planteado las ventajas de digitalizar su informe anual? Podemos ayudarle a esbozar sus posibilidades y dificultades.

Estaremos encantados de ayudarle a planificar y producir su informe anual. Nuestros equipos de especialistas tienen todo lo necesario para ayudarle a redactar, editar y traducir sus informes financieros:

  • en cualquier idioma;
  • en los plazos más ajustados;
  • con la más alta calidad
  • dentro de los más estrictos estándares de seguridad.

Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

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