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多言語の年次報告書を計画するための 10 のヒント

よりスムーズなプロセスのためにやるべきこと

年次報告書の執筆者の皆様へ: 皆様には敬意を表したいと思います。皆様は、コミュニケーション分野において最も困難とされる作業をやり遂げ、しかも毎年最大 4 回もそれを行っています。しかし、スーパーヒーローでも時には少しの手助けが必要です。

 

ライオンブリッジは、財務報告書の作成が非常に困難な理由を理解しており、プロセスをできるだけスムーズに実行する方法についていくつかのアイデアを持っています。

年次報告書または四半期報告書の作成が他の書類とは異なり簡単でない理由

 

正確さ


会社の年次報告書は何よりも重要な法的出版物です。年次報告書で開示する数値や情報は、正確で検証済み、かつ正しい方法で提示されなければなりません。正確さには妥協の余地はありません。

プレゼンテーション


同時に、年次報告書は会社の最重要出版物であり、世界に見せるいわば会社の顔です。プロフェッショナルな見栄えで、良い印象を与える必要があります。そのためには、読みやすく魅力的なコンテンツ、およびプロフェッショナルなデザインとビジュアルの組み合わせが必要です。

コラボレーション


誰もが発言することを望んでいます。CEO、取締役およびその他のマネージャー、会計士および監査人、法務/コンプライアンス部門の同僚、コミュニケーションおよびマーケティング チーム、その他すべての構成員 (それぞれの目標はわずかに異なります) からのインプットを組み合わせる必要があります。同時に、デザイン会社、写真家、翻訳パートナー、外部ライター、印刷業者と連携する必要があるかもしれません。また、承認が複数回必要になることを覚えておきましょう。

関連性


また、報告書は、さまざまな読者のグループに対応する必要があります。彼らは知識レベルも異なり、報告書で探している情報もさまざまです。読者には、規制当局や証券取引所、ジャーナリスト、投資家、アナリスト、スタッフ、サプライヤーが含まれます。競合他社も見るでしょう。

読みやすさ


さらに複雑さを増幅しているのは、報告書をすべての読者が適切な言語で利用できる必要があることです。そして、締め切りが厳しい場合 (常に厳しいですが)、翻訳にかかる時間はさらにプレッシャーとなります。

ライオンブリッジがプロセスを合理化する方法


弊社はこれらの課題をすべて取り除くことはできませんが、プロセスを一本化および合理化することはできます。コンテンツの作成、編集、翻訳、および校正をすべての言語で処理できる言語専門のパートナー企業 1 社に任せられれば、心配は格段に減ります。さらに、綿密な計画と組み合わせることで、決定的な違いが生まれます。

 

ライオンブリッジの財務専門翻訳チームは、複雑な報告プロジェクトで数十年の経験を持っています。これらのチームと共同作業することで、問題が具体化する前にその多くを回避できます。

年次報告書の翻訳を計画するのに役立つ重要な 10 のヒント:

1.スケジュールと翻訳量について、できるだけ早期に、可能な限り多くの情報をお知らせください


お客様のプロジェクトについてできるだけ早く知り、お客様が提供する情報が多ければ多いほど、弊社は最適な人材を用意しやすくなります。可能であれば、一部のコンテンツでも事前にお送りください。これにより、忙しい場面での作業量が削減され、早く納品できる場合があります。

2.報告書の作成にどれくらいかかったかを考えて、翻訳にかかる現実的な期間を予測しましょう


最新の技術を活用しても、翻訳は時間と思考が必要な熟練を要するプロセスです。翻訳者は用語の問題を解決し、御社の運営方法を理解し、御社のスタイルを感じ取り、洗練された効果的なテキストを作成する必要があります。

 

もちろん現実的には、私たちは時間的な制約の厳しい世界に生きています。弊社は常にお客様と協力して期限を守ります。

3.必要とするサービスについてご説明ください


年次報告書はどの言語で発行されますか。たとえばアメリカ英語またはイギリス英語、ラテン アメリカのスペイン語またはスペインのスペイン語のどちらなのかを指定してください。そうすることで、適切な現地知識と文化的理解を持つ人材を選ぶことができます。

 

また、弊社は翻訳サービス以上のものを提供していることを忘れないでください。弊社はお客様の報告書の一部を作成することができます。各言語の最終 PDF バージョンの校正も行えます。また弊社の翻訳サービスを御社のコンテンツ管理システムまたはデスクトップ パブリッシング サービスと接続する統合作業を行うことも可能です。お手伝いできることはたくさんあります。

4.ソース言語と必要なターゲット言語のそれぞれで参照文書をお送りください。


通常、これは昨年の年次報告書と最新の四半期報告書です。弊社で、お客様の参照文書を翻訳メモリにインポートします。これによって、年次報告書をより迅速で費用対効果の高い方法で処理できます。

 

これにより、長期にわたって一貫性を維持することもできます。ただし、改善すべき点について弊社にお伝えいただくことを忘れないでください。弊社は常により良いものを目指しています。

5.お客様特有の用語やスタイルのルールについて教えてください


弊社が従うべき用語集やスタイル ガイドをお持ちですか。あるいは、弊社がお客様のために何らかのルールを作成したほうがよろしいでしょうか。

 

また、お客様の用語集、既存の翻訳、および公式の用語 (IFRS など) が一貫していない場合、どちらに合わせればよいでしょうか。一貫性と品質を維持できるように、できるだけ多くの情報を事前にお知らせください。

6.技術要件について早めにお知らせください


年次報告書を作成するために、どのような出版システムやコンテンツ管理システムを使用していますか。どのプラットフォームでどのファイル形式をご提供いただけますか。そして弊社は何を納品する必要がありますか。CAT (コンピューター支援翻訳) ツールを使用していますか。弊社はこれまで、事前にお知らせいただければ例外なくどのようなシステムにも対応してきました。

7.御社の担当者の連絡先について教えてください


翻訳者からの質問を解決し、用語に関する最終的な決定を下せる担当者を指定することは非常に有用です。同時に、弊社の言語担当者と御社のエキスパートとの間のコミュニケーションを安全かつ便利に管理するプロセスを定義できます。

8.他に誰がプロジェクトに取り組んでいるのか教えてください


たとえば、弊社がデザイン会社と直接連絡する必要が生じる場合があります。デザイン会社には各ターゲット言語の要件について説明されていますか。それとも、弊社がそれをお手伝いすべきですか。

 

たとえば、スイスの植字工は、ドイツ語のハイフネーション (改行) ルールを英語の報告書に適用してしまう場合があります。校正段階でこれらを修正すると、貴重な時間が無駄になり、言語側と DTP 側の両方でコストが増加します。

9.年次報告書に関するその他の懸念事項をお知らせください


弊社のセキュリティ基準についてご質問はありますか。年次報告書は完了した部分から五月雨式に受け取りたい、翻訳者は自社のオフィスで作業してほしい、あるいは発生しているコストについて随時報告してほしい、といったご希望がございますか。お客様にとって重要な年次報告書の作成について、ご要望があれば大小を問わず何なりとお伝えください。

10.御社の年次報告書の今後について検討しましょう


ここまでで円滑な作業手順について考えてきましたが、年次報告書をデジタル化することのメリットは検討されましたか。ご希望であれば、その実現可能性と注意点についてご説明します。

 

年次報告書の計画と作成を弊社にぜひお手伝いさせてください。弊社の人材豊富なスペシャリスト チームは、財務報告書の作成、編集、翻訳において次の各項目を実現できます。


  • あらゆる言語に対応する

  • 短い納期を守る

  • 最高の品質を確保する

  • 最高水準のセキュリティを維持する

詳細については、お問い合わせください。

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