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10 astuces pour planifier votre rapport annuel multilingue

Mesures à prendre pour fluidifier le processus

Chers rédacteurs de rapports annuels : nous vous tirons notre chapeau. Vous accomplissez l'un des exploits les plus brillants du secteur de la communication, et ce jusqu'à quatre fois par an. Cependant, même les super-héros ont parfois besoin d'un coup de main.

Chez Lionbridge, nous comprenons ce qui rend la rédaction de rapports financiers aussi difficile, et nous avons quelques suggestions pour vous aider à simplifier le processus autant que possible.

Qu'est-ce qui rend un rapport annuel ou trimestriel particulièrement épineux ?


La précision


Le rapport annuel de votre entreprise est avant tout une publication légale importante. Les chiffres et les informations divulgués doivent être exacts, validés et correctement présentés. La précision n'est pas négociable.

La présentation


Dans le même temps, le rapport annuel est la publication phare de votre entreprise, ce que vous choisissez de dévoiler au public. Il doit paraître professionnel et dégager une bonne impression. Pour cela, il s'agit d'associer un contenu pertinent et lisible avec des images et un design professionnels.

La collaboration


Chacun veut avoir son mot à dire. Vous devez prendre en compte les avis du PDG, des directeurs et autres responsables, des comptables, des auditeurs, de l'équipe juridique, de vos collègues chargés de la conformité, des équipes en charge de la communication et du marketing, ainsi que ceux de tous les autres acteurs. Bien entendu, l'objectif de chacun est légèrement différent. Dans le même temps, peut-être êtes-vous en contact avec une agence de conception, un photographe, un partenaire de traduction, des rédacteurs externes ou des imprimeurs. Et il ne s'agit pas d'oublier les nombreuses validations que vous devez obtenir.

La pertinence


Votre rapport doit également se révéler pertinent pour un lectorat hétéroclite, dont le niveau de connaissance varie et qui ne lit pas votre publication pour les mêmes raisons. Parmi votre public, on recense des régulateurs, des acteurs de marchés boursiers, des journalistes, des investisseurs, des analystes, du personnel, vos fournisseurs et même vos concurrents, qui voudront eux aussi jeter un coup d'œil à votre rapport.

La lisibilité


Cerise sur le gâteau : vous devez également vous assurer que votre rapport est accessible à l'ensemble de vos lecteurs, dans les langues appropriées. Et lorsqu'il s'avère impossible de repousser l'échéance (ce qui est souvent le cas), les délais de traduction ne font qu'accentuer la pression.

Comment Lionbridge peut rationnaliser le processus ?


Bien que nous ne soyons pas en mesure de résoudre chacun de ces casse-têtes, nous pouvons toutefois centraliser et rationnaliser votre processus. Avec un partenaire linguistique unique, expert dans son domaine, capable de gérer la création de contenu, l'édition, la traduction et la relecture dans toutes les langues, vous gagnez en sérénité d'esprit. Lorsque tout cela est conjugué à une planification méticuleuse, la différence peut se révéler flagrante.

Chez Lionbridge, nos équipes de spécialistes de la traduction financière bénéficient de plusieurs décennies d'expérience en matière de projets de rapports complexes. Ensemble, nous pouvons anticiper de nombreux problèmes avant même qu'ils ne surviennent.

Voici nos 10 meilleures astuces pour planifier votre rapport annuel multilingue :

1. Fournissez autant d'informations que possible sur votre planning et votre volume de traduction. Le plus tôt sera le mieux.


Si vous nous informez à l'avance de votre projet et nous fournissez le plus de renseignements possibles, nous pourrons mobiliser plus facilement les ressources les mieux adaptées à la tâche. Si vous le pouvez, envoyez-nous du contenu en avance. Cela permettra de limiter la quantité de travail au moment crucial, et pourrait également avancer la livraison.

2. Prenez conscience du temps qu'il a fallu pour rédiger votre rapport et déduisez-en un délai réaliste pour la traduction.


Même avec la technologie moderne, la traduction reste un processus exigeant qui nécessite du temps et de la réflexion. Vos traducteurs doivent être en mesure de résoudre des problèmes de terminologie, de comprendre le fonctionnement de votre entreprise, de maîtriser votre style et de produire un texte efficace et soigné.

Bien entendu, nous vivons également dans un monde fait de délais serrés. Nous collaborerons toujours avec vous afin de répondre à vos attentes en termes de délais.

3. Faites-nous part des services dont vous avez besoin.


En quelles langues sera publié votre rapport annuel ? N'oubliez pas de spécifier si vous avez besoin de traductions en anglais américain ou en anglais britannique, en espagnol destiné à un public d'Amérique latine ou d'Espagne, etc. Ainsi, nous pouvons faire appel aux personnes appropriées disposant de la connaissance locale et de la compréhension culturelle nécessaires.

Et souvenez-vous que nous ne proposons pas exclusivement des services de traduction. Pouvons-nous rédiger certaines sections de votre rapport à votre place ? Que diriez-vous d'une relecture finale des versions PDF pour chaque langue ? Vous avez besoin d'une intégration qui connecte nos services de traduction avec votre système de gestion de contenu, ou tout autre service de publication assistée par ordinateur ? Nous pouvons vous apporter notre aide dans de nombreux domaines !

4. Envoyez-nous des documents de référence en langue source et en langues cibles.


Généralement, cela inclut le rapport annuel de l'année passée ainsi que le dernier rapport trimestriel. Nous importerons vos documents de référence dans notre mémoire de traduction, ce qui signifie que nous pourrons accélérer le processus et réduire les coûts.

Cela nous permet également de rester cohérents à long terme. Cependant, n'hésitez pas à nous faire part des points d'amélioration : nous cherchons constamment à nous perfectionner.

5. Communiquez-nous votre terminologie spécifique et vos règles stylistiques.


Devons-nous suivre un glossaire ou un guide de style ? Ou préférez-vous que nous rédigions des conventions pour vous ?

Si votre glossaire, vos traductions existantes et votre terminologie officielle (ex : IFRS) manquent de cohérence, laquelle de ces références devons-nous respecter en priorité ? Faites-nous parvenir à l'avance le plus d'informations possible, afin que nous puissions garantir cohérence et qualité.

6. Informez-nous de vos exigences techniques en temps opportun.


Quels systèmes de gestion de contenu et de publication utilisez-vous pour produire votre rapport annuel ? Sous quels formats allez-vous nous livrer vos documents, et via quelle plateforme ? Qu'attendez-vous précisément de nous en retour ? Utilisez-vous un outil de TAO (traduction assistée par ordinateur) ? Nous pouvons nous adapter à n'importe quel système, sous réserve que vous nous accordiez suffisamment de temps.

7. Déterminez les personnes à contacter dans votre entreprise.


Il s'avère extrêmement utile de désigner une personne à contacter qui soit capable de répondre aux interrogations des traducteurs et de statuer sur des questions terminologiques. Ensemble, nous pouvons définir un processus permettant de gérer de manière sécurisée et efficace les communications entre les linguistes et votre expert.

8. Faites-nous savoir qui d'autre participera à la réalisation du projet.


Il est possible que nous ayons besoin d'entrer directement en relation avec votre agence de conception graphique, par exemple. Sont-ils pleinement informés des exigences relatives à chaque langue cible, ou pouvons-nous les aider à les définir ?

À titre d'exemple, un typographe suisse peut involontairement appliquer les règles de césure (saut de ligne) allemandes à un rapport en anglais. Au moment de la relecture, les corrections engendrées par une telle erreur font perdre un temps précieux et augmentent les frais linguistiques et de PAO.

9. N'hésitez pas à exprimer vos préoccupations éventuelles concernant votre rapport annuel.


Avez-vous des questions relatives à nos normes de sécurité ? Vous préférez une livraison échelonnée ? Vous souhaitez que nos traducteurs travaillent sur place ? Vous aimeriez bénéficier d'un contrôle des coûts permanent ? Faites-nous part de tous les éléments qui comptent à vos yeux concernant la production de votre rapport annuel, quelle que soit leur importance.

10. Pensez à la suite !


Maintenant que vous avez mis au point un processus parfaitement fluide, avez-vous songé aux avantages que présente la numérisation de votre rapport annuel ? Nous pouvons collaborer avec vous afin de déterminer les opportunités et les erreurs à éviter.

Nous serions heureux de vous aider à planifier et à produire votre rapport annuel. Nos équipes de spécialistes dédiées disposent des capacités nécessaires pour rédiger, éditer et traduire vos rapports financiers :


  • dans toutes les langues ;

  • en respectant des délais serrés ;

  • en garantissant une qualité optimale ;

  • en se conformant aux normes de sécurité les plus strictes.

Contactez-nous pour en savoir plus !

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