La privacidad de los datos y su prestador de servicios lingüísticos

¿Conoce la política de privacidad de su prestador de servicios lingüísticos? Si no la conoce, es hora de hacerlo. La normativa sobre protección de la privacidad no deja de crecer en todo el mundo. Si su prestador de servicios lingüísticos no cumple dicha normativa al gestionar los datos de su empresa, usted tampoco la cumple.

¿Qué deben hacer las empresas ante la proliferación de regulaciones?

Hasta la fecha, son más de 100 los países que disponen de legislación para proteger los datos y la privacidad, según la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo. Y la cifra va en aumento. La Ley de protección de la información personal de China es la primera ley integral sobre la protección de información personal de China, que entró en vigencia en noviembre de 2021. En Estados Unidos, la ley sobre privacidad de California (Ley de privacidad del consumidor de California) entró en vigencia en enero de 2020.

Las empresas globales de Estados Unidos pueden estar sujetas a estas nuevas regulaciones y también a otras más antiguas como, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este reglamento es una iniciativa que empezó a aplicarse en mayo de 2018 y que proporciona a los ciudadanos de la Unión Europea un mayor control sobre su información personal.

Para obtener más información sobre cómo los protocolos de privacidad y seguridad de Lionbridge garantizan la seguridad de los datos del cliente y el cumplimiento de todos los requisitos regionales, lea nuestra Guía sobre la privacidad y la seguridad en Lionbridge. Obtenga más información sobre cómo Lionbridge se transformó en el primer prestador de servicios lingüísticos que obtuvo la certificación ISO 27701:2019 aquí. 

Douglas Graham, responsable de seguridad de Lionbridge, hace hincapié en la privacidad (a nivel general y dentro del contexto de los prestadores de servicios lingüísticos) como una tendencia importante. La base de la acción legislativa es la conclusión de que los datos personales se comparten en exceso. En 2021, en Colorado y en Virginia se promulgaron leyes integrales para proteger la privacidad.  Se prevé que otros estados seguirán el mismo camino y habrá más empresas sujetas a las normativas sobre privacidad.

Las empresas y sus prestadores de servicios lingüísticos deberán cumplir con estas leyes. Sin embargo, cumplirlas todas resultará complicado. ¿Cuál es la solución? Cumplir la reglamentación más restrictiva aplicable a su empresa.

¿Cómo procesará el prestador de servicios lingüísticos sus datos?

El individuo es la base de la noción de privacidad. La información de identificación personal hace referencia a todos los datos que se pueden usar para identificar a una persona, ya sea información concreta (como el nombre completo) o una combinación de otros tipos de datos. La información de identificación personal puede incluir datos como la fecha de nacimiento o el número de la Seguridad Social o de la licencia de conducir, por citar algunos ejemplos. Cabe esperar que los prestadores de servicios lingüísticos procesen correctamente la información personal para no divulgarla ni incumplir la ley.

Busque la transparencia: El prestador de servicios lingüísticos debe proporcionar declaraciones y directrices claras sobre lo que va a hacer con los datos y no utilizarlos nunca con ningún otro fin.

Un prestador confiable no traducirá el material y luego lo aprovechará para usos secundarios como, por ejemplo, marketing dirigido a personas citadas en el documento traducido. No se fíe de los prestadores que ofrecen traducciones gratis o de bajo coste. Asegúrese de que no está renunciando a su derecho a la privacidad y autorizando al prestador para usar sus datos con otros fines.

Para cerciorarse de que el prestador procesa sus datos según sus especificaciones, elabore un contrato con una cláusula de privacidad.

¿Quién debería preocuparse en caso de que se filtren los datos personales?

Es prácticamente seguro que cualquier empresa que tenga clientes recopila información privada. Si está enviando esos datos a un prestador de servicios lingüísticos, es conveniente saber cómo se están procesando. Si el prestador filtra algún tipo de dato, usted podría ser considerado responsable, aunque el incidente no se haya provocado directamente por su culpa. Y las consecuencias pueden ser muy graves.

En Estados Unidos, la filtración de información de identificación personal puede resultar en sanciones según las leyes federales y estatales. En Europa, el incumplimiento del RGPD puede costar a una empresa hasta el 4 % de los ingresos del año anterior. 

Si las sanciones económicas abultadas no le impresionan, tenga en cuenta otros costes, como el mayor escrutinio por parte de las autoridades reglamentarias y la pérdida de la confianza de sus clientes. Asegúrese de que su prestador de servicios lingüísticos no destruya la buena reputación que logró para su empresa.

¿Cómo debería procesar su prestador de servicios lingüísticos los datos confidenciales?

Cuando se trabaja con un prestador de servicios lingüísticos, lo mejor es valorar desde el principio si es realmente necesario enviarle información personal identificable. Cuantas más copias de los datos haya, mayor será la posibilidad de que se utilicen mal o se compartan con terceros por error. Si es posible, adapte o elimine la información identificable.

Cuando tenga que enviar información privada a su prestador de servicios lingüísticos, compruebe que el prestador sepa cómo procesar este tipo de información y que sea consciente de que está obligado por contrato a protegerla. Incluimos aquí algunas prácticas recomendables:

• Si no se puede eliminar la información, hay que utilizar un protocolo de transferencia de archivos seguro. La información debe guardarse en los servidores seguros del prestador de servicios lingüísticos.
• El prestador de servicios lingüísticos debería eliminar la información privada, siempre que sea posible, antes de enviar los archivos a los traductores.
• Si no se puede eliminar, el prestador de servicios lingüísticos debe asegurarse de que la información solo se comparta con personas autorizadas.
• En determinados casos, el prestador de servicios lingüísticos debe tener la posibilidad de usar una sala segura. El empleado trabajará en este espacio físico, pero sin acceso al teléfono o a papel y no podrá eliminar información.
• En escasas ocasiones, el prestador de servicios lingüísticos tendrá que enviar a un recurso a las oficinas del cliente para que la información no salga de la empresa.

Además de estas prácticas, es indispensable contar con un sólido programa de seguridad para proteger la privacidad de la información. Si el prestador de servicios lingüísticos no tiene seguridad, no podrá mantener la privacidad porque esta se basa en la seguridad.

¿Qué pasa con los datos cuando se termina el trabajo?

En algunos casos, se pide al prestador de servicios lingüísticos que conserve los datos durante un tiempo, que nunca debería ser ilimitado. Debe saber qué datos conserva su prestador de servicios lingüísticos y por qué lo hace. Analice con cuidado si los datos contienen información privada identificable.

Es oportuno guardar información cuando se crea una memoria de traducción, que es un glosario de palabras y frases que se utilizan de forma repetida para procesar las traducciones con mayor rapidez y eficacia. La memoria de traducción no contendría información personalmente identificable.

¿Cómo puede saber si su prestador de servicios lingüísticos tiene una cultura de privacidad?

¿Tiene su prestador de servicios lingüísticos una cultura de privacidad? Nos referimos a los valores esenciales de la empresa y al respeto de la privacidad y la seguridad por parte de sus empleados.

Busque estas señales que indican la existencia de una política con estas características:

• Recursos monetarios para iniciativas de privacidad.
• La existencia de un programa de privacidad que se evalúa y mejora constantemente.
• La formación de los empleados en procesos de protección de la privacidad.

Además, es importante contar con un directivo que dedique todo su tiempo a los temas relacionados con la seguridad de los datos. Después de todo, estar al día de los avances en legislación de privacidad y en las consiguientes obligaciones legales del prestador no es nada sencillo.

Es importante verificar de antemano las políticas y prácticas de privacidad de su prestador de servicios lingüísticos. Esto le ayudará a mantener la reputación de su empresa y a evitar las consecuencias financieras derivadas del incumplimiento.

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