Votre prestataire de services linguistiques et la confidentialité de vos données

Connaissez-vous la culture de votre prestataire de services linguistiques en matière de confidentialité des données ? Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous. Le nombre de réglementations relatives à la protection des données ne cesse de croître à travers le monde. Si votre prestataire de services linguistiques ne se conforme pas aux réglementations relatives aux données, vous êtes tout aussi responsable.

Comment faire face à la multitude de réglementations ?

À ce jour, plus de 100 pays ont adopté des lois pour la protection des données et de la confidentialité, selon la  Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement, et ce chiffre grandit de jour en jour. La loi chinoise sur la protection des données personnelles (PIPL), la première législation complète de la Chine relative à la protection des données personnelles, est entrée en vigueur le 1er novembre  2021. Aux États-Unis, la loi californienne sur la protection de la confidentialité (California Consumer Privacy Act) est entrée en vigueur le 1er janvier 2020.

Les entreprises internationales implantées aux États-Unis peuvent être assujetties à ces nouvelles réglementations ainsi qu’aux réglementations plus anciennes, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Entré en vigueur en mai 2018, le RGPD est une initiative qui donne aux citoyens de l’Union européenne (UE) davantage de contrôle sur leurs données personnelles.

Pour savoir comment les protocoles de confidentialité et de sécurité de Lionbridge garantissent la protection des données clients et le respect des exigences de conformité régionales, lisez le Guide de confidentialité et sécurité de Lionbridge. Découvrez comment Lionbridge est devenu le premier prestataire de services linguistiques à obtenir la certification ISO 27701:2019 ici. 

Douglas Graham, Chief Trust Officer chez Lionbridge, considère la confidentialité, aussi bien en termes généraux que dans le contexte des prestataires de services linguistiques, comme une tendance importante. L'action législative a émané du constat que les données des individus étaient partagées à des niveaux excessifs. Le Colorado et la Virginie ont tous deux promulgué une législation complète sur la protection de la confidentialité en 2021.  De nombreux autres États vont certainement suivre leur exemple et imposer davantage de réglementations aux entreprises en ce qui concerne la confidentialité.

Les entreprises, de même que leurs prestataires de services linguistiques, seront donc tenus de respecter ces nouvelles lois. Cependant, l'adhésion à autant de réglementations disparates ne sera pas un jeu d'enfant. La solution pour remédier à ce problème : se conformer à la réglementation la plus restrictive en vigueur pour votre entreprise.

Comment votre prestataire de services linguistiques va-t-il gérer vos données ?

Les individus sont au cœur de la notion de confidentialité. Les informations personnellement identifiables désignent toutes les données qui peuvent être utilisées pour identifier un individu, soit par elles-mêmes (comme un nom complet) soit par combinaison avec d'autres éléments d'information. Ces informations peuvent inclure la date de naissance de la personne, son numéro de sécurité sociale ou son permis de conduire, pour n'en citer que quelques-unes. Les prestataires de services linguistiques doivent traiter ces informations confidentielles de manière adéquate pour ne pas divulguer les informations ni enfreindre la loi.

Recherchez la transparence : votre prestataire de services linguistiques doit fournir des directives et des déclarations claires concernant l’utilisation qu’il fait et qu’il s’interdit de faire des données.

Un prestataire digne de confiance n’utilise jamais les informations contenues dans les documents à traduire à des fins secondaires, comme faire de la publicité auprès des personnes mentionnées dans le document traduit. Méfiez-vous des prestataires qui proposent des traductions gratuites ou à des tarifs trop bas. Faites attention à ne pas abandonner vos droits de confidentialité et à ne pas laisser à votre prestataire de services linguistiques la possibilité d’utiliser vos données à des fins autres que celles prévues dans le cadre des négociations.

Pour que les données de votre entreprise soient utilisées d’une façon qui répond à vos exigences, signez avec votre prestataire un contrat contenant une clause de confidentialité.

Qui est concerné en cas de violation de données ?

Toute entreprise ayant des clients sera presque certainement amenée à collecter des informations confidentielles. Si vous envoyez de telles données à un prestataire de services linguistiques, mieux vaut savoir comment ces données sont traitées. Si votre prestataire commet une violation de données, vous pouvez être considéré comme responsable même si vous n’avez pas directement commis la faute, et les conséquences peuvent être lourdes.

En vertu des lois fédérales et locales américaines, la violation d’informations personnelles identifiables peut être passible d’amendes. Tout manquement au RGPD de l'UE peut faire l’objet d’une amende allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires de l’entreprise pour l'année antérieure. 

En plus des lourdes amendes financières, vous risquez de faire l’objet d’une surveillance plus stricte de la part des agences de réglementation et de perdre la confiance de vos clients. Veillez à ne pas laisser votre prestataire de services linguistiques réduire à néant tous vos efforts.

Comment votre prestataire de traduction doit-il gérer les données sensibles ?

Lorsque vous collaborez avec une agence, commencez par déterminer s’il est absolument nécessaire de lui envoyer des données personnelles. Plus il existe de copies des données, plus vous courez le risque que ces dernières soient utilisées de manière frauduleuse ou transmises par erreur à des tiers. Si possible, supprimez ou anonymisez les informations personnelles.

Si vous devez envoyer des informations privées à votre prestataire de services linguistiques, assurez-vous que ce dernier sait comment gérer ce type de données et qu’il s’engage contractuellement à les protéger. Voici quelques bonnes pratiques :

• Lorsqu’il est impossible de masquer des données personnelles, utilisez un protocole de transfert sécurisé des fichiers. Les informations doivent être stockées sur les serveurs sécurisés de votre prestataire de services linguistiques.
• Votre prestataire doit, dans la mesure du possible, masquer les informations confidentielles avant d’envoyer les fichiers à la communauté pour traduction.
• Si cela n’est pas possible, votre prestataire de services linguistiques doit s’assurer que ces informations confidentielles sont partagées uniquement avec les personnes autorisées.
• Dans certains cas, votre prestataire de services linguistiques doit avoir recours à une salle sécurisée. L’employé travaille alors dans cet espace dédié mais n’a accès ni au téléphone ni à du papier, ce qui fait qu’il n’est pas en mesure de subtiliser quelque information que ce soit.
• Dans de rares cas, le prestataire de services linguistiques peut envoyer un employé dans les locaux du client de façon à ce que les informations ne quittent jamais l’entreprise.

Outre ces pratiques, un programme de sécurité strict est crucial pour protéger la confidentialité des informations. Si votre prestataire de services linguistiques n’a pas mis en place de mesures de sécurité, il ne peut pas assurer la confidentialité des données, car la protection de la confidentialité repose sur la sécurité.

Où vont les données une fois la tâche accomplie ?

Dans certains cas, le prestataire de services linguistiques est amené à stocker les données pendant une période donnée. Toutefois, cette période ne peut pas être illimitée. Il est important de comprendre quelles sont les données conservées par votre prestataire et pourquoi elles sont conservées. Examinez si les données contiennent des informations privées identifiables.

Enregistrez ces informations lorsqu’une mémoire de traduction est créée. Une mémoire de traduction est un glossaire de mots et expressions récurrents. Elle permet aux traducteurs de traiter les tâches plus rapidement et plus efficacement. La mémoire de traduction ne doit pas contenir d’informations confidentielles identifiables.

Comment savoir si votre prestataire adopte une culture de la confidentialité ?

Alors, votre prestataire a-t-il adopté une culture de la confidentialité ? Ceci renvoie aux valeurs fondamentales du prestataire et au respect de la confidentialité et de la sécurité des données de la part de ses employés.

Certains signes distinctifs caractérisent cette culture, notamment :

• Un investissement dans la protection de la confidentialité
• L’existence d’un programme de protection de la confidentialité, évalué et renforcé en permanence
• La formation des employés aux processus de protection de la confidentialité

En outre, il est important que la direction nomme une personne qui sera responsable à plein temps des questions relatives à la sécurité des données. En effet, il n’est pas aisé de se tenir informé des lois afférant à la vie privée et des obligations des prestataires de services linguistiques découlant de ces lois.

Vérifiez, en amont, les politiques et pratiques de votre prestataire de services linguistiques en matière de confidentialité. Ceci contribuera grandement à préserver la réputation de votre entreprise et vous permettra d’éviter les conséquences financières dues à la non-conformité.

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